Chi phí nhân sự ẩn chứa nhiều rủi ro
Chi phí nhân sự ẩn chứa nhiều rủi ro

TestcenterVới sự ảnh hưởng mạnh mẽ của khủng hoảng kinh tế cũng như các thách thức đến từ dịch bệnh, rủi ro kinh doanh, buộc các nhà lãnh đạo phải xem xét tối ưu mọi hoạt động của doanh nghiệp. Trong đó, tối ưu chi phí – cắt giảm mọi lãng phí tồn tại, đặc biệt là chi phí nhân sự ẩn ở doanh nghiệp là điều các doanh nghiệp hết sức quan tâm. Vậy trước khi bước vào thực hiện cắt giảm, doanh nghiệp cần phải nắm được có những loại chi phí ẩn nào đang tồn tại trong doanh nghiệp của mình. Hãy cùng Testcenter “mục sở thị” những “cổ máy hút tiền thầm lặng” này nhé !

Thế nào là chi phí nhân sự ẩn?

Chi  phí nhân sự ẩn là những khoản chi phí phát sinh nhưng không nhận thấy rõ ràng hoặc không được ghi nhận như là một khoản chi để báo cáo. Có thể hiểu chi phí nhân sự ẩn giống như một dạng chi phí đánh đổi mà khi bạn cắt giảm nó, bạn sẽ có nhiều nguồn lực hơn. 

Giống như phần chìm của tảng băng , chi phí ẩn nên được phát hiện và cắt giảm càng sớm càng tốt, nếu không sẽ trở thành một gánh nặng cho doanh nghiệp, gây sụt giảm lợi nhuận, thất thoát kinh phí vô ích.

Các loại chi phí nhân sự ẩn cần chú ý

Có rất nhiều chi phí nhân sự ẩn mà nếu không xem xét cẩn thận, chúng ta sẽ dễ dàng bỏ qua và càng để lâu thì thiệt hại sẽ càng lớn. Hãy nắm vững những loại chi phí nhân sự ẩn thường gặp sau đây.

Chi phí họp hành

Họp hành là hoạt động quen thuộc của hầu hết doanh nghiệp, nơi mọi người ngồi lại để giải quyết các vấn đề hoặc thông báo quyết định quan trọng nào đó. Điểm dễ nhận thấy của các cuộc họp là có sự tham gia của nhiều người. Mỗi phút, mỗi giờ trong một cuộc họp khi nhân với số lượng và giá trị lao động, sẽ phản ánh sự đầu tư vào cuộc họp đó.

Bên cạnh những cuộc họp hiệu quả giúp tháo gỡ được nhiều vấn đề cũng tồn tại không ít cuộc họp vô nghĩa, gây lãng phí thời gian, nguồn lực, hủy hoại tinh thần và cảm hứng làm việc của nhân viên. Theo công bố của Doodle, các doanh nghiệp ở Anh đã lãng phí khoảng gần 58 tỷ đô ở Anh và 499 tỷ đô ở Hoa Kỳ được vào năm 2019, chỉ vì những cuộc họp vô bổ.

Đọc thêm: Cách quản trị nhân sự hiệu quả 2020

Chi phí làm thêm giờ

tools đánh giá nhân sự
Cắt giảm chi phí nhân sự

Những tưởng việc nhân viên nán lại văn phòng và tiếp tục công việc là dấu hiệu đáng mừng vì sự nỗ lực, chăm chỉ và trách nhiệm. Thế những, việc làm này lại gây ra nhiều chi phí nhân sự ẩn.

Đầu tiên, làm việc ngoài giờ có thể là do năng suất của nhân viên đó thấp và quy trình làm việc không hiệu quả. Về lâu về dài sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất của nhân viên, ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe. Mặt khác, không hẳn làm thêm giờ sẽ giúp gia tăng năng suất mà cũng có thể họ lợi dụng tài nguyên để làm những việc cá nhân, trong khi họ lại báo cáo tăng ca.

Những chi phí phục vụ cho việc làm thêm giờ như tiền văn phòng, tiền trả lương nhân viên, tiền dụng cụ làm việc,…. hoàn toàn có thể được xem xét, để cắt giảm chi phí nhân sự.

Chi phí nhàn rỗi

Đây là loại chi phí ẩn phổ biến nhất trong một doanh nghiệp, bao gồm cả thiết bị và nhân lực. Một nghiên cứu chỉ ra rằng, các tổ chức chỉ tự động hóa 25-40% quy trình làm việc. Trong khi đó, nhân viên thì dành đến 22% thời gian cho các hoạt động tay chân, lặp đi lặp lại một cách nhàm chán và lãng phí

Mặc dù không hề tiêu thụ tài nguyên của công ty nhưng chúng vẫn là tài sản. Doanh nghiệp bên cạnh việc trả lương cho nhân viên, vẫn phải chịu gánh nặng về mặt chi phí khấu hao và bảo trì máy móc. Số lượng tài nguyên nhàn rỗi sẽ phản ánh hiệu quả sử dụng tài nguyên của công ty và nhân lực. 

Chi phí hành chính

Mỗi một công ty, doanh nghiệp luôn có một quy trình hành chính xử lý công việc riêng bao gồm: hướng dẫn về thứ tự xử lý công việc, phân công phối hợp giữa các bộ phận … Khi quy mô doanh nghiệp mở rộng đồng nghĩa với bộ máy nhân sự và phân cấp phòng ban sẽ phức tạp hơn, cả khối lượng công việc cần xử lý cũng lớn hơn nhiều lần . 

Vì vậy doanh nghiệp cần phải hợp lý hóa quy trình, tránh gây lãng phí một một khoản vào chi phí hành chính.

Chi phí cơ sở vật chất 

Chi phí cơ sở vật chất chính là chi phí khấu hao cơ sở vật chất. Theo thời gian sử dụng, hệ thống máy móc, nhà xưởng, công cụ làm việc sẽ bị cũ mòn đi. Doanh nghiệp sẽ tốn chi phí để bảo trì, sửa chữa cơ sở vật chất hằng năm.

Bên cạnh đó quy trình tuyển dụng nhân sự không hiệu quả cũng là vấn đề. Nếu tuyển sai người, những ứng viên không vượt qua 2 tháng thử việc, sử dụng cơ sở vật chất làm hao mòn, cũng là nguyên nhân khiến doanh nghiệp bạn tốn chi phí để mua mới và bảo trì, sửa chữa cơ sở vật chất.

Làm thế nào để giảm thiểu chi phí nhân sự ẩn hiệu quả?

Có 2 nguyên nhân chính phát sinh các chi phí ẩn trong doanh nghiệp, đó là:

  • Không quản lý được hiệu suất nhân viên 
  • Các quy trình không được chuẩn hóa. 

Vậy làm thế nào để giải quyết được những vấn đề này ? 

Chuyển đổi số các quy trình trong tuyển dụng 

Trước hết, doanh nghiệp nên chuyển đổi số các quy trình trong tuyển dụng, tận dụng những ứng dụng công nghệ, giúp tối ưu quy trình quản trị nhân sự cũng như quá trình tuyển dụng. Hãy tận dụng những ứng dụng miễn phí để tối ưu quy trình nhận hồ sơ nhân sự, đánh giá nhân sự qua các bài test online,… Như thế bạn không chỉ tiết kiệm sử dụng nhân lực mà còn góp phần cắt giảm chi tuyển dụng nhân sự chung.

Tuyển dụng đúng người

Một nghiên cứu của Hiệp hội quản lý nguồn lực cho thấy rằng, chi phí trung bình để thay thế một nhân viên cũ khi họ rời đi là 6-9 tháng lương. Trong đó bao gồm các chi phí tuyển dụng nhân sự, chi phí đào tạo, chi phí cơ sở vật chất,… 

Vậy nên hãy xác định mục tiêu tuyển dụng rõ ràng, quá trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả và tiết kiệm, để tuyển được đúng người doanh nghiệp cần. Từ những việc làm tưởng chừng nhỏ như thế nhưng sẽ góp phần rất lớn, giúp doanh nghiệp bạn cắt giảm chi phí ẩn.

Điều quan trọng là nhà quản lý phải xác định điểm mạnh và điểm yếu đội ngũ nhân viên và đặt họ vào phạm phù hợp . 

Định hướng nhân viên

Sự định hướng ở đây, bao gồm việc nhà quản lý hướng dẫn, bố trí nguồn lực đúng chỗ, đặt nhân viên đúng nơi họ thuộc về, để họ phát huy tối đa năng lực bản thân.

Bên cạnh đó, hãy tạo động lực cho nhân viên, cho họ thấy doanh nghiệp luôn quan tâm đến đời sống của họ. Nếu họ làm việc, cống hiến thì công ty sẽ có những chính sách đãi ngộ xứng đáng. Truyền đi thông điệp, tất cả mọi người là một khối đoàn kết, cùng nhau phát triển, cùng nhau hưởng thành quả. Nếu doanh nghiệp cắt giảm được chi phí ẩn, lợi nhuận tăng lên thì phần thưởng họ nhận được sẽ càng lớn.

Kết luận

Cắt giảm chi phí nhân sự và tối ưu chi phí ẩn luôn là bài toán quan trọng đối với sự thành công lâu dài của mọi doanh nghiệp. Vậy nên dù có vấp phải những ý kiến trái chiều trong khi thực hiện thì doanh nghiệp cũng phải đưa ra những giải pháp nghiêm túc, phá vỡ những lề lối làm việc cũ kém hiệu quả, nhằm đem lại kết quả tốt nhất cho doanh nghiệp.

Testcenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)…

Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.

tools đánh giá nhân sự