Nhiều nhà quản lý rất tự tin khi onboarding cho nhân viên mới, nhưng khi đề cập đến cách cho nhân viên nghỉ việc hay quy trình nghỉ việc cho nhân viên thì lại khá lúng túng. Nếu bạn cũng đang ở trong tình trạng như vậy bài viết này, TestCenter.vn sẽ gợi ý cho bạn 5 cách giúp hoàn thiện quy trình cho nhân viên nghỉ việc!

Dù là các thủ tục pháp lý hay những quy định được đặt ra bởi công ty, thì hoàn thiện quy trình nghỉ việc cho nhân viên trong công ty cũng cần được thiết kế đầy đủ. Điều này tránh phát sinh những rắc rối và dễ dàng hơn để chuyển giao công việc cho người mới.

1. Xử lý thông tin xin nghỉ việc

Tham khảo thêm:

>> Mẫu thông báo nhân viên nghỉ việc dành cho mọi doanh nghiệp

>> 10 dấu hiệu nhân viên muốn nghỉ việc nhà quản lý nên chú ý

>> Nghệ thuật sa thải nhân viên với 7 bước mà nhà quản lý nào cũng nên biết

>> Xu hướng quản trị doanh nghiệp mới nhất dành cho nhà quản lý

5 cách cho nhân viên nghỉ việc
Bước đầu tiên: Xử lý thông tin xin nghỉ việc

Ngay khi biết nhận thấy trong đội ngũ người lao động có dấu hiệu nhân viên muốn nghỉ việc, bạn nên cân nhắc thông báo tin đó với một số đối tượng cần thiết. Nên nhớ rằng, không phải tất cả đội ngũ nhân sự của công ty đều cần biết việc này, tránh việc nhiễu loạn thông tin hoặc nảy sinh các thông tin sai lệch.

Thông báo nhân viên nghỉ việc với những nhân sự liên quan có thể khiến các nhân sự khác có một chút bất ngờ, nhưng sau tất cả thì nó dẹp bỏ được tất cả các loại tin đồn tiêu cực xoay quanh doanh nghiệp như: sắp phá sản, có mâu thuẫn nội bộ, phân biệt đối xử,… Nếu nhân viên đó làm việc trực tiếp với khách hàng, hãy quyết định thời điểm và cách thức phù hợp để báo lại với khách. Từ đó, thiết kế quy trình chuyển giao cho nhân sự mới sao cho trải nghiệm của khách hàng không bị gián đoạn.

2. Chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu liên quan

Một trong các bước quan trọng tiếp theo, đó là hãy lập ra một danh sách chi tiết để sử dụng trong quy trình off-boarding nhân viên. Bao gồm:

  • Mẫu thư xin nghỉ việc/từ chức hoặc một hình thức văn bản khác thể hiện việc nhân viên quyết định muốn chủ động nghỉ việc.
  • Biên bản cam kết bảo mật thông tin.
  • Biên bản bàn giao công việc: là loại giấy tờ không thể thiếu khi một nhân viên của bạn rời đi. Người nhận bàn giao sẽ là quản lý trực tiếp của nhân viên đó. Một số thông tin cần có trong biên bản: Checklist các đầu việc đã hoàn thành; các đầu việc đang làm dở dang; checklist các đầu việc chưa làm; nơi lưu trữ các tài liệu và dữ liệu đã tích lũy được trong quá trình làm việc; tên tài khoản & mật khẩu đăng nhập vào các tài khoản thuộc sở hữu chung của công ty…
  • Biên bản bàn giao trang thiết bị: khi nhân viên đó nghỉ việc sẽ cần một biên bản bàn giao lại những thứ đó cho công ty. Lưu ý rằng bạn có quyền yêu cầu bồi thường hay đền bù bất kỳ tài sản nào thuộc sở hữu của công ty mà nhân viên đánh mất, làm hư hại,…
  • Các tài liệu liên quan tới thuế và bảo hiểm: Lý tưởng nhất, nhân viên nên nhận những thứ này vào ngày làm việc cuối cùng. Nhưng trên thực tế nhân viên có thể nghỉ việc và quay lại công ty khoảng 2-3 ngày sau đó để hoàn tất các thủ tục giấy tờ này.
cách cho nhân viên nghỉ việc tế nhị
Bước 2: Chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu liên quan

3. Lập kế hoạch và bắt đầu quá trình bàn giao công việc

Khi có một nhân viên nghỉ việc thì cần có người khác đảm nhận nhiệm vụ thay thế. Hay nói cách khác là nhận các công việc được bàn giao lại ở trên. Nếu đó là một thành viên cũ trong cùng đội nhóm, mọi thứ có vẻ dễ dàng hơn vì ít nhiều đã có sự quen thuộc. Còn nếu công ty bạn quyết định tuyển một người mới thì kế hoạch và quy trình sẽ cần kỹ lưỡng hơn.

Nếu đó là một vị trí quan trọng, bạn thậm chí có thể đưa nhân viên mới vào và đào tạo nhân viên mới sớm hơn (khi nhân viên cũ chưa thực sự rời đi) để theo dõi công việc và nhận được sự hướng dẫn của người đã giàu kinh nghiệm.

nhân viên tự ý nghỉ việc làm thế nào
Bước 3: Lập kế hoạch và bắt đầu quá trình bàn giao công việc

4. Thực hiện cuộc phỏng vấn thôi việc 

Nếu bạn thực sự muốn nhận về phản hồi trung thực và chân thành nhất từ một nhân viên đang có ý định rời đi, hãy tổ chức một cuộc phỏng vấn thôi việc. Đừng e ngại lảng tránh các lời phê bình, bởi đó chính là bài học quý giá để cải thiện EVP doanh nghiệp và giữ chân nhân viên của bạn trong tương lai. Đây cũng là một trong những kỹ năng nhân sự cần có của một nhà quản lý.

Trước khi nhân viên của bạn thực sự rời đi, hãy tổ chức một cuộc phỏng vấn thôi việc. Người góp mặt trong buổi phỏng vấn thường là quản lý trực tiếp, cũng là người gắn bó và thấu hiểu công việc của nhân viên đó nhất. Sau khi đã có được các thông tin hữu ích, hãy truyền đạt chúng tới đội ngũ quản lý và các bên có liên quan. Nếu có điều gì đó cần thay đổi, hãy thay đổi. Nếu một vấn đề mới nảy sinh nhưng chưa có bằng chứng xác thực, đừng quên đưa nó vào danh sách theo dõi.

cách cho nhân viên nghỉ việc của các công ty
Bước 4: Thực hiện một cuộc phỏng vấn thôi việc 

Tìm hiểu thêm:

>> 9 cách giúp giảm tỉ lệ nhân viên nghỉ việc dành cho doanh nghiệp

>> Đào tạo nội bộ là gì? Vai trò của đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp

>> 5 bước xây dựng chương trình đào tạo nội bộ dành cho doanh nghiệp

5. Hủy bỏ quyền truy cập, thu hồi các tài khoản nội bộ công ty

Trong biên bản bàn giao công việc ở bước 3 của quy trình nghỉ việc, nhân viên của bạn đã liệt kê tất cả tên tài khoản và mật khẩu đăng nhập vào các tài khoản thuộc sở hữu của công ty. Sau khi đã hoàn tất các thủ tục cần thiết để chấm dứt sự ràng buộc của hai bên, đã đến lúc bạn xử lý nốt các tài khoản nội bộ của nhân viên đó.

Một mẹo hay cho bạn để dễ dàng quản lý các tài khoản cá nhân này là tích hợp tất cả các phần mềm, ứng dụng cần thiết trên một nền tảng công nghệ duy nhất thay vì đặt chúng ở 3-5 nền tảng riêng lẻ. Như thế, mỗi nhân viên chỉ cần đăng nhập sử dụng bằng một tài khoản duy nhất. Điều này rất tiện lợi cho việc cung cấp, quản lý cũng như thu hồi các tài khoản nội bộ công ty một cách nhanh chóng trong trường hợp xấu nhất là nhân viên tự ý nghỉ việc.

Kết luận

Có thể thấy, thực hiện các cách cho nhân viên nghỉ việc là điều mà không một nhà quản lý nào mong muốn. Nguyên nhân của vấn đề này xuất phát từ nhiều phía, nhưng phần nhiều vì người lao động không thấy được con đường phát triển lâu dài. Từ đó, nảy sinh trạng thái chán nản, không muốn cố gắng.

Do đó, quá trình xây dựng lộ trình phát triển công việc cho nhân viên là điều hết sức cần thiết. Trong đó, sử dụng hệ thống đánh giá năng lực nhân viên TestCenter.vn đang được ứng dụng tại nhiều doanh nghiệp. Với hình thức đánh giá nhân viên qua tạo bài test online, tạo đợt thi trực tuyến giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi năng lực nhân sự theo khung cụ thể.

Tóm lại, mỗi doanh nghiệp hoặc tổ chức khác nhau sẽ có những quy trình off-boarding khác nhau. Nhưng TestCenter.vn hy vọng rằng 5 cách cơ bản trên đây sẽ giúp các bạn có thể hoàn thiện quy trình cho nhân viên nghỉ việc một cách tối ưu nhất.

TestCenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)…

Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.

hệ thống đánh giá năng lực nhân sự