Dù muốn hay không cũng có lúc nhà quản lý sẽ cần phải dùng đến thông báo nhân viên nghỉ việc. Vậy thông báo nhân viên nghỉ việc cần được nhà quản lý đưa ra khi nào để phát huy hiệu quả cao nhất, đồng thời không khiến các nhân viên còn lại không bị ảnh hưởng.

Lưu ý khi đưa ra thông báo nhân viên nghỉ việc

Tham khảo thêm:

>> 10 dấu hiệu nhân viên muốn nghỉ việc nhà quản lý nên chú ý

>> 5 cách giúp hoàn thiện quy trình cho nhân viên nghỉ việc

>> 9 cách giúp giảm tỉ lệ nhân viên nghỉ việc dành cho doanh nghiệp

Lưu ý khi thông báo nhân viên nghỉ việc
Khi nào nên đưa ra thông báo nhân viên nghỉ việc

Trong quá trình làm việc, sẽ có lúc nhà quản lý cần đưa ra thông báo nghỉ việc trong trường hợp cần thiết. Hoặc khi nhận thấy các dấu hiệu nhân viên muốn nghỉ việc thì bạn cần phải chuẩn bị kế hoạch để đưa ra thông báo nhân viên nghỉ việc. Nhưng bạn cần lưu ý rằng, đừng đưa ra thông báo khi chưa thực hiện quy trình một cách cẩn thận như sau:

Xử lý thông tin xin nghỉ việc

Ngay khi biết nhân viên của mình có dự định rời đi, bạn nên cân nhắc thông báo tin họ chuẩn bị nghỉ việc với một số đối tượng cần thiết. Lưu ý rằng không phải tất cả đội ngũ nhân sự của công ty đều cần biết việc này, tránh việc nhiễu loạn thông tin hoặc nảy sinh các thông tin sai lệch.

Nếu nhân viên đó làm việc trực tiếp với khách hàng, hãy quyết định thời điểm và cách thức phù hợp để báo với khách và thiết kế quy trình chuyển giao cho nhân sự mới sao cho trải nghiệm của khách hàng không bị gián đoạn.

Chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu liên quan

Hãy lập ra một checklist chi tiết để sử dụng trong quy trình off-boarding nhân viên

  • Mẫu thư xin nghỉ việc / từ chức hoặc một hình thức văn bản khác thể hiện việc nhân viên quyết định muốn chủ động nghỉ việc.
  • Cam kết bảo mật thông tin
  • Biên bản bàn giao công việc
  • Biên bản bàn giao trang thiết bị
  • Các tài liệu liên quan tới thuế và bảo hiểm

Biên bản bàn giao công việc là loại giấy tờ không thể thiếu khi một nhân viên của bạn rời đi. Người nhận bàn giao sẽ là quản lý trực tiếp của nhân viên đó. Một số thông tin cần có trong biên bản:

  • Danh sách các đầu việc đã hoàn thành
  • Checklist các đầu việc đang làm dở dang
  • Checklist các đầu việc chưa làm
  • Nơi lưu trữ các tài liệu và dữ liệu đã tích lũy được trong quá trình làm việc
  • Tên tài khoản & mật khẩu đăng nhập vào các tài khoản thuộc sở hữu chung của công ty như tài khoản G-suite, tài khoản Dropbox, tài khoản đăng nhập vào phần mềm trả phí (do công ty chịu phí),…
Mẫu thông báo nhân viên nghỉ việc
Lập kế hoạch và bắt đầu quá trình bàn giao công việc

Lập kế hoạch và bắt đầu quá trình bàn giao công việc

Khi có một nhân viên nghỉ việc, sẽ có người khác đảm nhận nhiệm vụ thay thế, hay nói cách khác là nhận các công việc được bàn giao lại ở trên. Nếu đó là một thành viên cũ trong cùng đội nhóm, mọi thứ có vẻ dễ dàng hơn vì ít nhiều đã có sự quen thuộc. Còn nếu công ty bạn quyết định tuyển một người mới, kế hoạch và quy trình sẽ cần kỹ lưỡng hơn. Nếu đó là một vị trí quan trọng, bạn thậm chí có thể đưa nhân viên mới vào sớm hơn (khi nhân viên cũ chưa thực sự rời đi) để theo dõi công việc và nhận được sự hướng dẫn của người đã giàu kinh nghiệm.

Thực hiện một cuộc phỏng vấn thôi việc (exit interview)

Bạn muốn nhận về phản hồi trung thực và chân thành nhất từ một nhân viên đang có ý định rời đi, hãy tổ chức một cuộc phỏng vấn thôi việc (exit interview). Đừng e ngại lảng tránh các lời phê bình, bởi đó chính là bài học quý giá để cải thiện EVP doanh nghiệp và giữ chân nhân viên của bạn trong tương lai.

Người góp mặt trong buổi phỏng vấn thường là quản lý trực tiếp, cũng là người gắn bó và thấu hiểu công việc của nhân viên đó nhất. Một số nội dung gợi ý như sau:

  • Hỏi han về tình hình công việc, cảm nghĩ của nhân viên trong hiện tại
  • Bày tỏ nguyện vọng muốn biết lý do thực sự tại sao nhân viên rời đi
  • Góp ý của nhân viên dành cho công ty, đội nhóm, cá nhân,..
  • Nguyện vọng của nhân viên sau khi nghỉ việc

Hủy bỏ quyền truy cập và thu hồi các tài khoản nội bộ công ty

Sau khi đã hoàn tất các thủ tục cần thiết để chấm dứt sự ràng buộc của hai bên, đã đến lúc bạn xử lý nốt các tài khoản nội bộ của nhân viên đó.

Sau khi đã thực hiện một số bước cơ bản như trên hay ít nhất là có sự chuẩn bị các nội dung kể trên, nhằm đảm bảo quyết định thôi việc này không ảnh hưởng quá lớn đến sự vận hành hiện tại trong nội bộ của doanh nghiệp. Đến đây, bạn hoàn toàn đã có thể đưa ra thông báo nhân viên nghỉ việc và đưa thư cảm ơn nhân viên vì khoảng thời gian qua.

Mẫu thông báo nhân viên nghỉ việc chuẩn nhất hiện nay

Tìm hiểu thêm:

>> Nghệ thuật sa thải nhân viên với 7 bước mà nhà quản lý nào cũng nên biết

>> 5 bước xây dựng chương trình đào tạo nội bộ dành cho doanh nghiệp

>> Xu hướng quản trị doanh nghiệp mới nhất dành cho nhà quản lý

Sau đây, mời bạn tham khảo một số mẫu thông báo nhân viên nghỉ việc cơ bản nhé:

quy trình cho nhân viên nghỉ việc
Biểu mẫu thông báo nhân viên nghỉ việc số 1
Mẫu thông báo nhân viên nghỉ việc số 2
Mẫu thông báo nhân viên nghỉ việc số 2
dấu hiệu nhân viên muốn nghỉ việc
Mẫu thông báo nhân viên nghỉ việc số 3

Kết luận

Có thể thấy, để đưa ra thông báo cho nhân viên nghỉ việc là điều mà không một nhà quản lý nào mong muốn. Nguyên nhân của vấn đề này xuất phát từ nhiều phía, nhưng phần nhiều vì người lao động không thấy được con đường phát triển lâu dài.

Do đó, xây dựng lộ trình phát triển công việc cho nhân viên là điều hết sức cần thiết. Trong đó, sử dụng hệ thống đánh giá năng lực nhân viên TestCenter.vn đang được ứng dụng tại nhiều doanh nghiệp. Với hình thức đánh giá nhân viên qua tạo bài test online, tạo đợt thi trực tuyến giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi năng lực nhân sự theo khung cụ thể.

Quy trình giải quyết nhân viên nghỉ việc không chỉ mang ý nghĩa về mặt pháp lý mà còn là yếu tố để đánh giá về quy trình làm việc của doanh nghiệp. Do đó, ngay từ thông báo nhân viên nghỉ việc bạn cũng nên có sự đầu tư nhất định. Hy vọng qua bài chia sẻ trên đây, bạn đã có thêm những thông tin hữu ích để ứng dụng cho doanh nghiệp của mình. 

TestCenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)…

Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.

hệ thống đánh giá năng lực nhân sự