Khi nhân viên nghỉ việc lời cảm ơn về những đóng góp cho công ty là điều mà nhà quản trị nên làm. Tuy nhiên, viết thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc như thế nào cho tinh tế? Dưới đây Testcenter.vn chia sẻ một vài mẫu thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc.
Mục lục
Vì sao cần viết thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc?
Nhân viên giữ vai trò quan trọng trong việc xây dựng, phát triển và duy trì sự bền vững của doanh nghiệp. Dù ở bất kì vị trí công việc nào thì nhân viên cũng có vai trò và trách nhiệm đối với mục tiêu chung của công ty. Bởi vậy, việc chú trọng tới công tác quản trị nhân lực sẽ giúp doanh nghiệp có được nhân tài gắn bó lâu dài.
Trong thời kỳ nền kinh tế cạnh tranh làm thế nào để duy trì và phát triển nguồn nhân lực là câu hỏi khó tìm ra câu trả lời chính xác của các doanh nghiệp. Bên cạnh chế độ lương thưởng, môi trường văn hoá của doanh nghiệp là yếu tố quan trọng để nhân viên phát huy tài năng và gắn bó lâu dài với công ty hay không. Một điều tưởng chừng vô lý là viết thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc nhưng lại là đòn tâm lý chí mạng tới nhân viên nghỉ việc và các nhân viên đang làm việc tại doanh nghiệp.
Lá thư cảm ơn gửi tới nhân viên nghỉ là văn hoá ứng xử văn minh đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Đây là một hình thức ghi nhận, biết ơn những đóng góp, nỗ lực của nhân viên trong thời gian gắn bó với doanh nghiệp. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên đang làm việc tại doanh nghiệp cũng cảm nhận được sự tử tế trong văn hoá ứng xử mà có niềm tin, sự khích lệ gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
>>> Tham khảo bài: 9 lý do khiến nhân viên nghỉ việc mà nhà quản lý cần lưu ý
Thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc gồm những nội dung gì?
Gửi thư cảm ơn nhân viên thôi việc là một hình thức cần thiết mà người quản trị nào cũng cần thực hiện một cách tinh tế. Trong bức thư cảm ơn tới nhân viên nghỉ việc sẽ có những nội dung sau:
Phần mở đầu
Trong phần mở đầu thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc cần có
- Mở đầu bằng một lời chào có thể kính gửi, thân gửi, xin chào,..
- Thông tin nhân viên nhận thư gồm họ và tên, chức vụ trong công ty
- Thông tin người viết thư chẳng hạn “ Tôi là Lê Văn A – trưởng phòng nhân sự…” hoặc “ xin thay mặt công ty X…”.
- Lý do viết thư.
Phần thân thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc
Phần quan trọng nhất trong lá thư cảm ơn nhân viên thể hiện sự trân trọng cùng tiếc nuối của doanh nghiệp. Tại phần này, gửi tới nhân viên nghỉ việc những lời cảm ơn vì những đóng góp của họ trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp.
Phần kết thư
Trong phần kết thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc nên có những mục sau:
- Quyết định khen thưởng, quà tặng cho nhân viên (nếu có)
- Thể hiện mong muốn duy trì mối quan hệ và giữ liên lạc về sau
- Gửi lời chúc tốt đẹp tới nhân viên cho những dự định trong tương lai
- Ngày tháng năm và ký tên.
Chú ý: Nếu gửi thư cảm ơn nhân viên qua email, bạn cần chú ý viết tiêu đề của email thể hiện nội dung của bức thư. Chẳng hạn: “ Cảm ơn Anh/Chị đã đồng hành cùng công ty X”. Đây là cách giúp người nhận email biết được bức thư có nội dung quan trọng.
Lưu ý khi viết thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc
Thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau, khi biết cách truyền tải nội dung tới đúng đối tượng sẽ mang lại hiệu quả cao. Viết thư cảm ơn cần lưu tâm đến những nội dung sau:
Mối quan hệ với nhân viên
Khi viết thư cảm ơn nhân viên cần để ý đến mối quan hệ giữa bạn và nhân viên nhận thư. Bạn và nhân viên đó có mối liên hệ nào trong công việc không? Cương vị của bạn khi viết thư cảm ơn cho nhân viên đó là gì?
Hãy cân nhắc đến những điểm sáng, tích cực mà nhân viên đó đã đóng góp cho công ty. Nếu nhân viên nghỉ việc là thành viên trong nhóm bạn từng quản lý thì đừng quên chèn những câu chuyện vui vẻ của cá nhân hay đội nhóm để tạo sự thân thiết.
Văn hóa của doanh nghiệp
Tùy vào văn hóa của mỗi doanh nghiệp sẽ thể hiện vào cách viết, độ dài, hình thức viết thư, quà tặng kèm theo,… Một lá thư cảm ơn nhân viên là điều nên có, đặc biệt với những nhân viên lâu năm và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
Công nhận thành tích và nỗ lực của nhân viên
Dù nhân viên làm việc thời gian ngắn hay dài thì những cống hiến của họ đều không thể phủ nhận và đáng được trân trọng. Nhắc đến những cống hiến của nhân viên là cách biểu đạt sự quý trọng ghi nhận của doanh nghiệp.
Sự chân thành trong lá thư
Trọng nội dung thư cần thể hiện sự chân thành. Điều này cho nhân viên cảm nhận được tình cảm, sự trân trọng chứ không phải khuôn mẫu có sẵn. Trong thư hãy nói lên lý do viết thư cũng như lời chúc tốt đẹp cho những dự định tương lai mới của họ. Nếu là nhân viên nghỉ hưu thì hãy cảm ơn sự tin yêu, gắn bó thời gian dài với doanh nghiệp.
Thái độ tích cực khi viết thư cảm ơn
Trong thư cảm ơn cần giữ một thái độ tích cực, lạc quan vui vẻ. Bạn rất ủng hộ với quyết định của nhân viên và động viên họ vững tin vào con đường đã chọn.
Gợi ý 4 mẫu thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc nghĩ ra ý tưởng viết thư cảm ơn thì hãy tham khảo các mẫu thư dưới đây. Tuy nhiên, đừng sao chép hoàn toàn theo khuôn mẫu thư cảm ơn nhân viên mà hãy tự biến tấu sao cho phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp bạn nhé.
Mẫu thư 1
Mẫu thư 2
Mẫu thư 3
Mẫu thư 4
Thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc tưởng chừng như đơn giản nhưng nó lại mang nhiều ý nghĩa cho người nhận. Còn đối với nhà tuyển dụng đây là cách truyền tải nội dung tinh tế gửi gắm lời cảm ơn chân thành tới nhân viên. Đây là cách thể hiện văn hóa công ty và một nhà quản lý có tâm, có tầm.
Làm thế nào để giảm tỷ lệ nhân viên nghỉ việc?
Trên thực tế không có nhà quản trị nào mong muốn nhân viên nghỉ việc và phải viết thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc. Rất khó để loại bỏ hoàn toàn tình trạng nghỉ việc nhưng vẫn có những giải pháp giảm tỷ lệ nhân viên nghỉ việc tại doanh nghiệp. Các nhà tuyển dụng có thể tham khảo một số cách dưới đây
Hạn chế tuyển dụng sai người
Để hạn chế tình trạng nghỉ việc của nhân viên thì ngay từ lúc tuyển dụng doanh nghiệp cần có những bước tìm hiểu về ứng viên. Làm tốt khâu này sẽ giúp doanh nghiệp chọn được ứng viên phù hợp có đủ điều kiện năng lực và phẩm chất gắn bó lâu dài.
Bên cạnh quy trình tuyển chọn hồ sơ, các câu hỏi phỏng vấn ứng viên thì những bài test là cách tốt nhất để doanh nghiệp đánh giá ứng viên. Hiện nay, Testcenter đang là một nền tảng giúp hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá năng lực ứng viên trong quá trình tuyển dụng nhằm hạn chế tỷ lệ nhân viên nghỉ việc. Testcenter sở hữu hệ thống ngân hàng câu hỏi đa dạng được xây dựng tổng hợp từ đội ngũ chuyên gia nhân sự hàng đầu. Cùng hệ thống vận hành tổ chức thi dễ dàng, minh bạch và cho kết quả bài test nhanh chóng. Hiện tại, nền tảng công nghệ Testcenter đang được nhiều doanh nghiệp ứng dụng trong quá trình tuyển dụng và đào tạo nhân sự như Honda, ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB), TopCV,…
Chế độ đãi ngộ nhân viên
Lương là yếu tố ảnh hưởng đến khả năng gắn bó với doanh nghiệp của nhân viên viên. Doanh nghiệp luôn tạo động lực thúc đẩy tinh thần cho nhân viên qua việc tăng lương định kỳ, tăng lương theo số thâm niên kinh nghiệm, khen thưởng kịp thời là thức níu họ ở lại với công việc.
Tạo cơ hội thăng tiến sự nghiệp
Việc nhìn nhận đánh giá năng lực của nhân viên để đưa ra lộ trình thăng tiến rõ ràng cho họ tại doanh nghiệp cho thấy năng lực của nhà lãnh đạo. Đồng thời cũng giúp nhân viên biết được mình đang ở vị trí nào? cần làm gì để có thể lên các vị trí cao hơn? Từ đó tạo động lực để nhân viên phát huy năng lực, đưa ra mục tiêu và định hướng gắn bó lâu dài với công ty.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Bên cạnh các yếu tố về vật chất thì điều khiến nhân viên gắn bó với hơn với công ty là môi trường, là văn hóa. Một môi trường làm việc lành mạnh, xây dựng văn hóa tích cực, hòa đồng giúp nhân viên cảm thấy thoải mái, vui vẻ và gắn bó với doanh nghiệp hơn.
>>> Đừng bỏ lỡ: 4 loại hình xây dựng văn hóa doanh nghiệp phổ biến hiện nay
Dùng đúng người đúng việc
Thông qua giao tiếp với cấp dưới người để đánh giá đúng năng lực, tính cách của từng nhân viên là rất quan trọng đối với người lãnh đạo. Nắm rõ những yếu tố này sẽ giúp nhà lãnh đạo dễ dàng truyền đạt định hướng công việc và phân chia công việc phù hợp cho nhân viên. Khi được làm công việc đúng năng lực, cá tính của mình nhân viên sẽ không còn cảm giác chán việc và hạn chế được tình trạng nghỉ việc.
>>> Xem thêm: Cách đánh giá nhân viên hiệu quả bạn cần biết 2023
Linh hoạt thời gian làm việc
Thực tế, có nhiều vị trí công việc sẽ khó làm được vấn đề này do tính chất công việc. Tuy nhiên, tùy vào tình hình thực tế của doanh nghiệp để có sự linh hoạt thời gian cho nhân viên. Chẳng hạn, đối với nhân viên trong thời gian chăm con nhỏ có thể cho họ đi muộn hoặc về sớm hơn nhân viên bình thường 15-30 phút. Hoặc linh động đổi ca làm việc cho nhân viên nếu như có lý do chính đáng,…
Trên đây là những lưu ý và một số mẫu thư cảm ơn nhân viên nghỉ việc. Cùng với đó là một số cách để hạn chế tình trạng nhân viên nghỉ việc. Hy vọng qua bài viết có thể giúp bạn nắm được tinh thần khi viết thư. Cùng với đó là cách thể hiện sự chân thành khi viết thư cảm ơn.
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
