Chắc hẳn không ai không biết đến cái tên Microsoft Excel, đặc biệt trong cuộc cách mạng 4.0 và sự bùng nổ của cách mạng công nghệ thông tin như hiện nay. Vậy Excel là gì? Kỹ năng Excel cơ bản quan trọng như thế nào?
Excel là gì?
Không chỉ đối với dân văn phòng hay những người làm kế toán, mà Excel hay là kỹ năng Excel cơ bản đều đã được phổ cập ở các cấp học khác nhau. Không chỉ riêng máy tính mới có Excel mà với sự phổ biến của thiết bị điện tử thì Excel đã có mặt trên các điện thoại di động thông minh. Vậy Excel là gì?
Excel chính là một chương trình xử lý bằng bảng tính, nó nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft. Excel ra đời chính là để giúp con người có thể thực hiện công việc một cách đơn giản hơn, với những trang tính bằng bảng khác nhau. Có cho mình những kỹ năng Excel cơ bản thì chúng ta hoàn toàn có thể tính toán cũng như xây dựng các dãy số trực quan trong bảng tính Excel một cách dễ dàng. Với những ưu điểm vượt trội cùng các tính năng ưu việt thì Excel đã trở thành một trong các công cụ phổ biến nhất hiện nay mà ai cũng cần phải có kỹ năng Excel cơ bản.
Công dụng nổi bật của Excel
Là một ứng dụng không thể thiếu trong cuộc sống cũng như công việc hiện tại của hầu hết các thành phần xã hội hiện nay như học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng, giáo viên,…. Excel được sử dụng trong nhiều lĩnh vực ngành nghề khác nhau và kỹ năng Excel cơ bản trở thành công cụ không thể thiếu.
Trước khi có Excel, người ta làm việc bằng cách ghi sổ trên giấy. Từ “Sổ sách” mang đúng nghĩa của nó là “Sổ trên giấy”. Tất cả mọi thứ được ghi trên giấy, tính toán bằng chiếc máy tính cầm tay (thậm chí là bằng bàn tính). Người ta chỉ có thể lưu trữ nội dung trên giấy. Và tờ giấy thì không thể tự động tổng hợp dữ liệu được. Người ta phải tổng hợp lại bằng tay. Do đó mỗi trang giấy đều phải có số liệu chốt trước khi chuyển sang trang sau. Việc tính toán được thực hiện trên từng trang. Sau đó cộng lại kết quả của từng trang đó gây nên sự lãng phí về công sức và thời gian.
Chính vì nhìn thấy được sự bất tiện cũng như những lỗ hổng của các công việc, Microsoft Excel đã ra đời và trở thành một trong những công cụ hữu ích nhất cho người dùng. Nó cho phép người dùng tính toán một cách nhanh chóng và an toàn mà không cần sự hỗ trợ của bất kỳ một phương pháp hay công cụ hỗ trợ nào khác với những hàm thông dụng và phổ biến như Logic, Sum, If,..
Hiện nay, Excel có nhiều phiên bản khác nhau với những công dụng và giao diện khác nhau. Vì vậy, bạn có thể lựa chọn cho mình phiên bản phù hợp với mình. Sở hữu cho mình kỹ năng Excel cơ bản và các kỹ năng khác là rất quan trọng trong công việc.
Sử dụng thành thạo kỹ năng Excel cơ bản có khó không?
Chúng ta thường nghe cụm từ “Thành thạo kỹ năng Excel cơ bản” thế nhưng liệu bạn có biết rõ các tiêu chuẩn để đánh giá thế nào mới là “thành thạo”? Chúng ta cùng xem một vài tiêu chí để đánh giá mức độ “thành thạo” này nhé. Tất cả các tiêu chí này được rút ra từ kinh nghiệm thực tế khi làm việc trong môi trường công sở, văn phòng.
So với Word thì các tiêu chuẩn để đánh giá được xem bạn có thành thạo các kỹ năng Excel cơ bản hay không thì có phần khó hơn bởi vì Excel đòi hỏi người sử dụng phải có tư duy về tổ chức dữ liệu, sắp xếp dữ liệu, tổng hợp và trích xuất dữ liệu. Kết hợp với các yêu cầu tương tự như Word:
- Định dạng dữ liệu để quản lý thế nào? Bạn có nắm được đặc điểm của các dạng dữ liệu trong Excel: dữ liệu kiểu số thường, kiểu kế toán, kiểu %, kiểu ngày tháng, kiểu text…?
- Trang trí bảng tính thế nào, sắp xếp dữ liệu trong bảng tính thế nào để quản lý dữ liệu cho tốt? Với 1 lượng dữ liệu nhất định bạn có biết sẽ xây dựng bố cục bảng tính thế nào không? Bạn sẽ dùng bao nhiêu cột, tiêu đề mỗi cột là gì?
- Sử dụng các hàm để tham chiếu, tính toán dữ liệu thế nào để đạt được mục đích?
- Sắp xếp, trình bày và thiết lập in để in ra giấy như thế nào?
- Việc gửi, nhận các tài liệu excel như thế nào?
- Bảo vệ bảng tính thế nào, cách bảo vệ dữ liệu khi chia sẻ cho người khác?
- Ngoài ra có những yêu cầu tính toán phức tạp thì bạn sẽ xây dựng công thức tính thế nào? Khối lượng hàm, công thức trong excel rất nhiều, bạn nắm chắc được bao nhiêu hàm?
- Ngoài ra Excel còn có thể sử dụng VBA để tăng tốc, tối ưu công việc, lập trình Excel trở thành 1 phần mềm chuyên biệt, bạn có khả năng sử dụng VBA trong excel không?
Để có thể đánh giá được mức độ “Thành thạo kỹ năng Excel cơ bản” thì ít nhất bạn phải tự tin đáp ứng được 70-80% các yêu cầu này. Bởi đây là những điều cơ bản nhất, thường gặp nhất.
Sau khi đã nắm được các yêu cầu để thành thạo các kỹ năng Excel cơ bản thì bạn cần phải bắt tay ngay vào để tập luyện và rèn luyện kỹ năng của mình để làm chủ được nó. Đối với một nhân viên văn phòng hiện nay thì bạn càng phải nhận thấy rằng Excel đã trở thành một phần của công việc. Đặc biệt là trong thời đại công nghệ 4.0, khi mà người ta có những hội nhập thì bạn cũng phải như vậy. Tin học chính là một trong những kỹ năng mà các nhà tuyển dụng muốn thấy ở những ứng viên của mình. Chính vì thế mà bạn cần trau dồi kỹ năng này nói chung và kỹ năng Excel cơ bản nói riêng để gia tăng tỷ lệ thu hút nhà tuyển dụng của mình.
Tham khảo thêm: Bạn đã thực sự tìm hiểu hết về đề thi TOEIC chưa?
Tầm quan trọng của kỹ năng Excel trong các ngành nghề hiện nay
Tài chính và Kế toán
Nếu bạn có dịp bước qua phòng tài chính – kế toán của bất kì một doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ, bạn sẽ thấy những chiếc máy tính hiển thị những bảng tính Excel với những số liệu về tài chính, ngân sách, các dự báo và những kế hoạch dùng để đưa ra những kế hoạch kinh doanh. Đây là lĩnh vực phụ thuộc nhiều nhất và nhận được lợi ích nhiều nhất từ Excel
Những công thức nâng cao trong Excel có thể xử lý những tác vụ thủ công chỉ trong vài phút so với hàng tuần lễ để hoàn thành trong những năm 1980 trong khi phần lớn người dùng biết kỹ năng Excel cơ bản có thể làm được những việc như cộng, trừ, nhân, chia. Nhưng Excel còn làm được nhiều hơn thế khi kết hợp các hàm IF nâng cao với VLOOKUP, INDEX-MATCH-MATCH và Pivot table.
Marketing và Quản lý sản phẩm
Các nhân viên marketing và quản lý sản phẩm thường phải nhờ vào các nhân sự trong nhóm tài chính để thực hiện những việc phân tích tài chính chuyên sâu. Tuy nhiên, việc tự mình sử dụng kỹ năng Excel cơ bản để lên danh sách khách hàng và lập mục tiêu doanh số có thể giúp bạn quản lý đội ngũ bán hàng và lập những kế hoạch marketing cho tương lai dựa trên những kết quả thu được.
Sử dụng Pivot table, người dùng có thể nhanh chóng và dễ dàng tóm tắt dữ liệu về khách hàng và doanh thu theo từng tiêu chí bằng những thao tác kéo-thả tiện lợi. Tất cả các nhóm công việc trong kinh doanh đều có thể có lợi từ việc biết áp dụng những kiến thức kỹ năng Excel cơ bản và marketing cũng không phải ngoại lệ.
Xem thêm: 5 kỹ năng quản trị mà quản lý nào cũng phải nắm vững
Lập kế hoạch nhân sự
Mặc dù các hệ thống cơ sở dữ liệu như Oracle, SAP và Quickbooks có thể được sử dụng để quản lý lương và thông tin nhân viên, nhưng việc xuất các dữ liệu đó ra file Excel cho phép người dùng có thể tìm ra các xu hướng, tóm tắt các khoản chi phí được trả theo giờ, ngày, tháng hoặc năm và hiểu rõ hơn lực lượng nhân sự được phân bổ thế nào theo từng chức năng và mức lương.
Các chuyên gia về nhân sự (HR) có thể sử dụng Excel để mở một file excel chứa toàn bộ thông tin của nhân viên để có thể dễ dàng tìm kiếm ứng viên tiềm năng, từ đó hiểu chính xác những chi phí đến từ đâu và làm thế nào để lập kế hoạch và kiểm soát những chi phí này một cách tốt nhất trong tương lai.
Bạn có thể làm mọi thứ với Excel
Ứng dụng Excel hoàn toàn không có bất kì một giới hạn nào. Dưới đây là liệt kê một số tình huống khác mà bạn có thể sử dụng kỹ năng Excel cơ bản:
Đọc tiếp: Kỹ năng sale là gì? Bạn đang sở hữu bao nhiêu kỹ năng?
- Khi bạn lên kế hoạch cho một buổi họp lớp, bạn có thể sử dụng Excel để liệt kê danh sách các thành viên và chi phí cho buổi tụ tập này
- Excel có thể tạo các mô hình tăng trưởng doanh thu đối với những sản phẩm mới dựa trên những dự báo khách hàng mới.
- Khi bạn tiến hành xây dựng nội dung cho một website, bạn có thể liệt kê ngày và những nội dung cần đưa lên website trong một file excel.
- Khi bạn lập ngân sách cho một sản phẩm, bạn có thể liệt kê các danh mục chi phí trong một file excel, cập nhật nó hàng tháng.
- Bạn có thể tính ra lượng chiết khấu dành cho mỗi khách hàng dựa trên lượng mua hàng tháng của khách hàng đó.
Bạn sẽ làm gì nếu thiếu kỹ năng Excel?
Việc bạn không biết kỹ năng Excel cơ bản cũng không khác gì một người biết và làm tốt Excel nhưng vào 1 môi trường không có Excel để sử dụng. Tại đó họ vẫn ghi ra giấy, vẫn gửi báo cáo giấy, vẫn ngồi cả ngày không làm xong một công việc đáng ra chỉ mất 30′ để làm.
Rõ ràng việc một doanh nghiệp không coi trọng công cụ tin học văn phòng sẽ không bao giờ có được một nhân viên có năng lực. Việc yêu cầu nhân viên thành thạo tin học văn phòng chính là việc nhận ra tầm quan trọng của kỹ năng này, nhận ra hiệu quả mà nó mang lại, nhận ra được cái yếu kém đang tồn tại từ rất lâu. Có lẽ đã đến lúc chúng ta thay đổi quan điểm, từ chủ doanh nghiệp cho tới nhân viên. Bởi thời đại của công nghệ, của thông tin mà không nắm được công cụ và kỹ năng xử lý thông tin thì chúng ta đã tự loại mình ra khỏi dòng chảy của thời đại rồi. Kiểm tra ngay kỹ năng Excel cơ bản của bạn qua bài test online dưới đây!
Kết luận
Nắm được các kỹ năng Excel cơ bản là một yêu cầu thiết yếu đối với hầu hết nhân viên văn phòng hiện nay. Nếu sử dụng tốt Excel, bạn có rất nhiều cơ hội thăng tiến và lãnh đạo. Excel là một công cụ mạnh mẽ nhưng bản thân nó cần một người sử dụng đủ hiểu biết để tận dụng hết sức mạnh của nó. Hãy bắt đầu kiểm tra kỹ năng Excel cơ bản của mình ngay tại đây!
Testcenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)…
Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
