Nguyên tắc Pareto hay còn gọi là Quy tắc 80/20 được biết đến là một trong những công cụ quản trị năng suất đơn giản và hiệu quả nhất dành cho doanh nghiệp. Vậy cụ thể quy tắc 80/20 là gì? Bài viết dưới đây mời bạn cùng Testcenter tìm hiểu những thông tin cơ bản nhất về quy tắc hữu ích này.

Nguyên tắc Pareto (Nguyên tắc 80/20) là gì?

Nguyên tắc Pareto hay nguyên tắc 80/20, được đặt theo tên của nhà kinh tế học Vilfredo Pareto, ban đầu đề cập đến kết quả kiểm nghiệm rằng 80% tài sản của nước Ý thuộc quyền sở hữu của chỉ 20% dân số.

Về sau, nguyên tắc này được dùng phổ biến với tên gọi nguyên tác 80/20 và được coi như một quy định ngầm, mang ý nghĩa đại đa số mọi thứ trong cuộc sống không được phân phối đều nhau: Khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra.

Cụ thể, nguyên tắc này tập trung vào 20% nhiệm vụ quan trọng nhất thay vì dàn trải ở 80% nhiệm vụ còn lại mà không thu được nhiều hiệu quả. Vì thế, mọi người đều có thể áp dụng nguyên tắc Pareto với mục đích phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả để kiểm soát chất lượng trong hầu hết các lĩnh vực. Nguyên tắc này có thể bao hàm tất cả các nhận định sau:

  • 20% công nhân tạo ra 80% kết quả
  • 20% khách hàng đóng góp vào 80% doanh thu
  • 20% khiếm khuyết gây ra 80% sự cố
  • 20% tính năng tạo ra 80% nhu cầu sử dụng
nguyen-tac-pareto
Nguyên tắc Pareto (Nguyên tắc 80/20) là gì?

Lợi ích khi áp dụng nguyên tắc 80/20 đúng cách trong công việc

Nguyên tắc 80/20 được xem là một nguyên tắc kinh điển và những lợi ích của nó vẫn còn nguyên giá trị ở thời điểm hiện nay. Nguyên tắc này giúp mọi người hình thành động lực, phân bổ thời gian, nguồn lực và tập trung vào 20% yếu tố quan trọng để tạo ra sự khác biệt, thay vì 80% những việc không thu lại nhiều lợi ích. 

Khi áp dụng đúng quy tắc này đúng cách, chúng ta sẽ xác định được những yếu tố mang lại lợi ích tốt nhất để dành thời gian ưu tiên. Nhờ đó, sẽ tạo nên sự bứt phá và khác biệt trong lối làm việc, tăng cường hiệu quả cũng như chất lượng cuộc sống, không lãng phí thời gian vào nhưng việc vô bổ.

Ứng dụng nguyên tắc Pareto đúng cách trong công việc 

Sau khi hiểu những thông tin cơ bản về nguyên tắc 80/20, chúng ta sẽ đến với phần quan trọng hơn là ứng dụng nguyên tắc này vào trong công việc quản lý nhân sự. Cụ thể:

quy-tac-80-20-la-gi
Ứng dụng nguyên tắc Pareto đúng cách trong công việc 

Quản lý thời gian 

Nhà quản lý cần thay đổi tư duy chủ động trong việc sắp xếp thời gian giải quyết công việc hiệu quả cho nhân viên của mình. Không phải nhân viên bận rộn hay tăng ca nhiều là tốt, mà bạn nên nhớ rằng 80% thành tựu đạt được chỉ đến từ 20% thời gian bỏ ra hay ngược lại 80% thời gian bỏ ra chỉ dẫn đến 20% giá trị. 

Do đó, là nhà quản lý bạn cần cố gắng tận dụng tối đa thời gian của nhân viên, phân bổ hợp lý và tập trung thời gian cho công việc quan trọng nhất. Từ đó, bạn có thể đảm bảo nhân viên có thể hoàn thành toàn bộ quy trình làm việc dễ dàng và mang lại hiệu suất cao. 

Trong môi trường làm việc công sở, việc áp dụng nguyên tắc Pareto là vô cùng cần thiết, giúp nhân viên của bạn tìm được 20% nhiệm vụ quan trọng nhất và dành thời gian để tập trung làm việc hiệu quả thay vì lao vào 80% công việc còn lại chẳng hề liên quan đến mục tiêu cuối cùng. 

Quản lý hiệu suất công việc 

Chắc hẳn đã không ít lần bạn rơi vào tình trạng danh sách công việc cần giải quyết cứ dài dằng dặc mà bạn không biết phải bắt đầu từ đâu, dẫn đến choáng váng và dễ phát sinh tình trạng trì hoãn. Điều này là không tốt chút nào vì nó sẽ làm giảm năng suất trong công việc. Áp dụng nguyên tắc Pareto đúng cách sẽ giúp bạn “xốc” lại tinh thần khi biết cách đánh giá công sức cần bỏ ra cho các công việc. Hãy ưu tiên 2 việc cần ít thời gian và công sức nhất trong danh sách 10 đầu việc quan trọng cần làm, rồi nhanh chóng hoàn tất. Áp dụng cách này sẽ giúp bạn dốc toàn lực cho những công việc dễ hoàn thành nhất, nhờ đó tăng thêm động lực để hoàn thành 8 công việc còn lại. 

quy-luat-80-20
Quản lý hiệu suất công việc 

Bạn cũng nên chú ý, tránh ôm đồm nhiều việc, hãy tranh thủ làm những việc “dễ trước khó sau” – đương nhiên những việc dù dễ cũng phải mang lại hiệu quả. Sau đó bạn có thể nhanh chóng hoàn tất những việc dễ rồi đến việc khó. Vì thế, nguyên tắc Pareto sẽ giúp bạn quản lý hiệu suất hoạt động cho mỗi công việc, thay vì lãng phí thời gian khi trì hoãn những việc khó hoàn thành. 

Bên cạnh đó, để hiệu suất nhân viên đạt được kết quả tốt nhất, nhà quản lý cũng nên làm tốt công việc sàng lọc, đánh giá nhân viên. Nhà quản lý có thể áp dụng các phần mềm đánh giá nhân sự như Testcenter – Nền tảng đánh giá nhân sự hàng đầu Việt Nam, bạn có thể tạo bài test online ở nhiều khía cạnh như test tính cách, test trình độ chuyên  môn, test năng lực,… để tìm ra được những nhân tố tài năng nhất cho doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp bạn xây dựng được một đội ngũ vững vàng và có sức cạnh tranh trên thị trường.

Thiết lập mức độ ưu tiên cho các mục tiêu

Áp dụng nguyên tắc Pareto sẽ giúp bạn rà soát danh sách công việc, phân loại ưu tiên, sau đó cân nhắc và xác định thứ tự cho các nhiệm vụ mang lại ý nghĩa. Hãy giúp nhân viên của bạn liệt kê 20% công việc nào ảnh hưởng đến 80% mục tiêu cuối cùng bằng cách phân loại và cân nhắc theo tính chất công việc như:

  • Ưu tiên hoàn thành trước tiên những nhiệm vụ đòi hỏi tính khẩn cấp và quan trọng
  • Sắp xếp thời gian để cố gắng hoàn thành nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp
  • Có thể chuyển giao những nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng
  • Loại bỏ những việc không khẩn cấp và không quan trọng

Khi công việc còn chưa quá khó khăn, bạn vẫn có thể dễ dàng sắp xếp thứ tự ưu tiên trước sau cho các công việc. Hãy liệt kê 10 việc mà bạn dự định thực hiện trong hôm nay và xác định 2 nhiệm vụ quan trọng nhất rồi tập trung thời gian cũng như nguồn lực thực hiện chúng. Từ đó, bạn có thể kiểm soát và tập trung giải quyết các công việc ưu tiên, thay vì miệt mài xoay xở với hàng tá đầu việc có thể gây xao lãng. 

nguyen-tac-80-20
Thiết lập mức độ ưu tiên cho các mục tiêu

Quản lý và tạo động lực cho nhân viên

Hãy nhớ, áp dụng nguyên tắc Pareto giúp bạn hỗ trợ nhân viên biết cách sắp xếp công việc hợp lý, chủ động, tập trung và làm việc có chủ đích hơn. Nhiều trường hợp nhân viên mất động lực làm việc vì lúc nào cũng cảm thấy mình đang tụt lại phía sau.

Tư duy hướng về những điều tốt đẹp trong tương lai là một trong những bí quyết giúp mọi người tự tạo động lực hiệu quả trong công việc. Quan trọng là hãy hình dung những mục tiêu dài hạn trong tương lai và nỗ lực hoàn thành thật tốt 20% mục tiêu cần hướng đến. Nếu đã đặt ra mục tiêu trong sự nghiệp, bạn sẽ tập trung vào những việc sẽ tạo khác biệt về lâu dài, từ đó giúp nhân viên có trách nhiệm với công việc mà mình đang làm. Chắc chắn rằng, mỗi khi gặp khó khăn trong công việc, nhân viên sẽ được thôi thúc với những mục tiêu mong đợi và hình thành động lực để phấn đấu hướng đến sự tiến triển trong sự nghiệp. 

Lưu ý khi áp dụng nguyên tắc 80/20

Để có thể áp dụng nguyên tắc 80/20 đúng cách và nhận được những kết quả đáng mong đợi, nhà quản lý cũng cần nắm vừng và tuân thủ những lưu ý sau đây:

Đừng quá đặt nặng 80% + 20% = 100%

Hãy nhớ là nguyên tắc Pareto không cung cấp giải pháp giúp bạn giải quyết những vấn đề bạn đang gặp phải, chỉ giúp bạn xác định một số nguyên nhân quan trọng gây ra sự mất cân bằng tỷ lệ trong công việc. Ví dụ như 20% công việc quan trọng tạo ra 80% kết quả, 20% công việc dễ hoàn thành sẽ giúp bạn tiết kiệm 80% làm việc,… Khi tìm ra được các nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc, bạn sẽ chủ động đưa ra hướng giải quyết phù hợp với thời gian tối ưu nhất. 

quy-tac-80-20
Lưu ý khi áp dụng nguyên tắc 80/20

Không nên áp lực bản thân khi liên tục áp dụng nguyên tắc 80/20

Quy luật 80/20 thừa nhận rằng hầu hết mọi thứ trong cuộc sống không được phân bổ đồng đều, bạn hãy đưa ra quyết định về việc phân bổ thời gian, nguồn lực và nỗ lực hợp lý. Tuy nhiên, mọi người thường gặp nhiều vấn đề không lường trước được khi bị giới hạn bởi thời gian trong công việc và cuộc sống. Vì thế, đừng quá đặt nặng áp dụng nguyên tắc Pareto trong mọi vấn đề, bạn cần phải ưu tiên nỗ lực cho 20% công việc cần thiết là được. 

Không nên chủ quan với những gì thuộc về 80%

Nguyên tắc 80/20 là cách tìm đường tắt để đi đường dài khi biết cách tận dụng chỉ 20% lượng thời gian ưu tiên để tối ưu hóa năng suất cho những công việc hàng đầu. Tuy nhiên, sẽ có những nhiệm vụ cần được thực hiện dù chúng không nằm trong danh sách 20% những đầu việc quan trọng bạn đã xác định để tác động đến 80% kết quả. Hãy linh hoạt trong cách sắp xếp và thực hiện các công việc ngẫu nhiên ảnh hưởng đến các kế hoạch và dự định của bạn. 

Mọi người cần biết chấp nhận những sự kiện ngẫu nhiên trong công việc với tâm thế thoải mái nhất có thể,. Hãy tìm giải pháp tạm thời để xử lý hoặc khắc phục những yếu tố bất ngờ này. Quan trọng là giải pháp làm việc đủ tốt để tạo ra hiệu suất tối đa nhưng với nỗ lực tối thiểu, từ đó bạn sẽ không phải mất nhiều thời gian hoàn thành công việc

Kết luận

Hy vọng rằng những thông tin hữu ích mà Testcenter chia sẻ sẽ trên đây đã giúp bạn hiểu rõ về định nghĩa nguyên tắc 80/20, những lợi ích trong công việc và biết cách áp dụng nguyên tắc Pareto sao cho hiệu quả. Tin rằng, dùtrong môi trường văn phòng và trong bất kỳ ngành nghề nào, việc xác định mục tiêu, rèn luyện khả năng làm việc khoa học áp dụng nguyên tắc Pareto đúng cách, sẽ mang đến cho bạn và tổ chức nhiều lợi ích bất ngờ.