Tuyển dụng nhân sự là một trong những khâu quan trọng nhất đối với một doanh nghiệp. Do đó, nếu muốn đạt được hiệu quả tốt nhất trong việc tuyển dụng nhân sự thì mỗi một doanh nghiệp cần xây dựng quy trình tuyển chọn nhân viên phù hợp. Bài viết dưới đây, Testcenter sẽ giới thiệu đến bạn quy trình tuyển chọn nhân viên chuẩn mà mọi nhà quản lý và doanh nghiệp đều cần phải biết.

Quy trình tuyển chọn nhân viên là gì?

Tuyển chọn nhân viên là một quá trình tìm kiếm và thu hút các nguồn nhân lực tiềm năng để lấp đầy các vị trí còn trống trong doanh nghiệp và tổ chức. Còn quy trình tuyển chọn nhân viên là một quá trình xác định vị trí công việc đang tuyển dụng, phân tích các yêu cầu của công việc, xem xét hồ sơ, CV xin việc, sàng lọc, đánh  giá năng lực ứng viên, test năng lực,… để có thể lựa chọn ứng viên phù hợp nhất cho doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của quy trình tuyển chọn nhân viên đối với doanh nghiệp

Dù làm gì thì mục đích cuối cùng của quy trình tuyển chọn nhân viên là thu hút các ứng viên có năng lực và khuyến khích người tìm việc nộp đơn xin việc vào doanh nghiệp, tổ chức càng nhiều càng tốt. Tuyển chọn đúng các nhân viên tài năng và có năng lực trong một thị trường lao động cạnh tranh, sẽ giúp bạn có thể giúp rút ngắn thời gian và chi phí cho công tác tuyển chọn nhân sự.

Khi nhà quản lý có thể xây dựng quy trình tuyển chọn nhân viên bài bản sẽ giúp nhà tuyển dụng sàng lọc, lựa chọn ứng viên phù hợp nhanh hơn trong khi vẫn tập trung vào việc thu hút các ứng viên đủ điều kiện để có được chuyển đổi tối đa. 

Quy trình tuyển dụng nhân sự không chỉ phản ánh tính chuyên nghiệp của công ty mà còn giúp thu hút đúng các ứng viên mà doanh nghiệp mong muốn, giảm chi phí tuyển dụng và nhân viên cũng có xu hướng gắn bó dài lâu hơn.

Các bước thực hiện một quy trình tuyển chọn nhân viên chuẩn 

Quy trình tuyển chọn nhân viên thường sẽ trải quan rất nhiều bước và mỗi doanh nghiệp lại có sự lựa chọn các bước thực hiện khác nhau. Tuy nhiên, một quy trình tuyển chọn nhân viên chuẩn cần phải trải qua các bước tuyển dụng nhân sự như sau:

danh-gia-nang-luc-nhan-vien
Các bước thực hiện một quy trình tuyển chọn nhân viên chuẩn 

Bước 1: Xác định nhu cầu nhân sự của công ty

Để việc tuyển chọn nhân viên sự được thành công và đạt được những mong muốn của nhà tuyển dụng, nhà tuyển dụng cần phải xác định rõ nhu cầu nhân sự hiện tại của công ty mình. Để xác định đúng nhu cầu thì nhà quản lý cần xác định mục tiêu cụ thể của việc tuyển dụng nhân sự:

  • Những phòng ban hay vị trí công việc nào còn thiếu người?
  • Mỗi bộ phận, phòng ban cần tuyển thêm bao nhiêu người là phù hợp?
  • Để tuyển đủ các vị trí cần bao lâu thời gian?
  • Quá trình tuyển dụng cần có những yêu cầu ra sao?

Mỗi doanh nghiệp sẽ có cách xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự khác nhau, tuỳ thuộc vào quy mô lớn, vừa hay nhỏ:

  • Doanh nghiệp lớn: Sẽ có bộ phận chuyên trách về tuyển dụng. Các bộ phận/phòng ban khác khi có nhu cầu tuyển thêm nhân viên sẽ gửi yêu cầu đến phòng nhân sự của công ty. Nếu phòng nhân sự nhận được cùng một lúc các yêu cầu tuyển dụng từ các bộ phận/phòng ban thì họ sẽ đề xuất lên ban lãnh đạo để thực hiện một kế hoạch tuyển dụng lớn cho nhiều vị trí khác nhau.
  • Tại các công ty nhỏ: Nhiều công ty có quy mô nhỏ thường không xây dựng riêng một phòng ban phụ trách nhân sự. Việc tuyển thêm người mới sẽ do người của phòng ban đó tự tổ chức. Họ sẽ lập kế hoạch tuyển dụng khi có nhu cầu và đưa cho giám đốc phê duyệt để thực hiện.

Bước 2: Đăng thông báo tuyển dụng nhân viên

Sau khi đã xác định rõ nhu cầu tuyển dụng nhân sự, bước tiếp theo nhà quản lý cần lan toả thông tin, thông báo tuyển dụng nhân sự lên các kênh truyền thông. Nhà quản lý sẽ chuẩn bị một thông báo nêu ro các thông tin cần thiết về vị trí cần tuyển, mô tả công việc cụ thể, yêu cầu công việc,… để thu hút ứng viên liên hệ.

tuyen-chon-nhan-vien
Đăng thông báo tuyển dụng nhân viên

Cùng với sự phát triển của internet, ngày nay nhà tuyển dụng có nhiều sự trợ giúp trong việc share thông báo tuyển dụng. Nhà quản lý có thể đăng thông báo tuyển dụng lên các mạng xã hội, các Website tìm việc uy tín,… Mỗi kênh sẽ có những ưu nhược điểm riêng để nhà tuyển dụng cân nhắc lựa chọn.

Web tuyển dụng: 

  • Hỗ trợ đăng tin tuyển dụng miễn phí.
  • Thông tin của nhà tuyển dụng được xác thực sẽ tăng độ uy tín cho thông báo đăng tuyển
  • Có thể tiếp cận được với nguồn hồ sơ ứng viên được xác minh với chất lượng cao.
  • Buộc phải cạnh tranh với nhiều nhà tuyển dụng khác nên tin đăng tuyển dụng cần phải chuyên nghiệp, thể hiện được các điểm nổi bật khác biệt của doanh nghiệp để thu hút được ứng viên.

Mạng xã hội (Facebook, Group Facebook, LinkedIn):

  • Người dùng nhiều, lượng truy cập lớn, dễ tiếp cận, quy trình đơn giản, nhanh chóng.
  • Không có sự xác thực thông tin của nhà tuyển dụng và dễ dàng trong việc tạo tin tuyển dụng nên ứng viên thường có tâm lý e dè, đề phòng, không tin tưởng.
  • Dễ bị vướng chính sách spam của mạng xã hội.

Bước 3: Thu nhận và tiến hành chọn lọc hồ sơ

Thông báo tuyển dụng được đăng tải thì sẽ có ứng viên liên hệ ứng tuyển. Nếu có nhiều ứng viên quan tâm đến cùng một vị trí thì nhà quản lý cần tiến hành chọn lọc và phân loại hồ sơ ứng viên.

quy-trinh-tuyen-chon-nhan-vien-toi-uu
Thu nhận và tiến hành chọn lọc hồ sơ

Đây là công đoạn quan trọng để tìm được hồ sơ tốt nhất và tránh bỏ sót các ứng viên chất lượng. Bạn có thể thực hiện việc chọn lọc hồ sơ bằng cách loại dần theo các chỉ tiêu tuyển dụng ban đầu. Lưu ý là bạn nên chọn số lượng nhiều hơn mức cần để những vòng sau, nếu có loại bỏ bớt cũng sẽ còn đủ số lượng nhân sự đáp ứng cho doanh nghiệp.

Bước 4: Đánh giá trình độ chuyên môn 

Ở bước này, sau quá trình chọn lọc và có được những hồ sơ đạt yêu cầu ban đầu, nhà quản lý sẽ tiến hành đánh giá trình độ chuyên môn. Cách quen thuộc nhất để bắt đầu đánh giá năng lực ứng viên chính là phỏng vấn. Sau khi gửi thư mời phỏng vấn đến các ứng viên, nhà tuyển dụng sẽ tiến hành công việc phỏng vấn ứng viên trực tiếp hoặc phỏng vấn online tuỳ thuộc vào điều kiện thực tế. Việc phỏng vấn, tuỳ thuộc vào từng công ty mà sẽ có những vòng phỏng vấn khác nhau.

Trong quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần đặt ra những câu hỏi để có thể đánh giá được năng lực, trình độ, sự phù hợp của ứng viên với vị trí công việc cần tuyển. Nhà tuyển dụng cũng có thể đặt ra những tình huống thực tế của vị trí công việc đó để xem xét khả năng xử lý tình huống trong công việc của ứng viên có chính xác, khéo léo và hợp lý không. Bên cạnh đó, nhà quản lý cũng nên quan tâm đến các kỹ năng mềm hay các yếu tố cần thiết khác. Ngoài việc đặt câu hỏi để tìm hiểu các ứng viên, nhà tuyển dụng cũng có thể áp dụng các bài test năng lực, trình độ chuyên môn, test tính cách, trí thông minh,… 

>>> Xem thêm: Khám phá những kỹ năng đánh giá nhân viên hiệu quả cho nhà quản lý

cac-tieu-chi-tuyen-chon-nhan-vien
Đánh giá trình độ chuyên môn, test năng lực

Ở bước này, nhà tuyển dụng hoàn toàn có thể sử dụng các phần mềm đánh giá nhân viên để có sự hỗ trợ tốt nhất. Ví dụ như nền tảng đánh giá Testcenter sẽ hỗ trợ thiết lập và hoàn thiện quy trình phỏng vấn tuyển dụng của doanh nghiệp, đánh giá nhân sự theo tiêu chuẩn của các tập đoàn lớn như Google, Microsoft… Phần mềm sẽ giúp bạn đánh giá năng lực dựa trên dữ liệu cụ thể, đánh giá năng lực ứng viên/nhân viên trên nhiều khía cạnh thông qua các bài test online. Bên cạnh đó còn giúp hỗ trợ tạo form mẫu đánh giá ứng viên sau phỏng vấn, nhằm đưa ra các quyết định chính xác trong tuyển dụng & quản trị nhân sự, hạn chế tuyển sai và dùng sai người; Đảm bảo tính công bằng, nhất quán trong quy trình đánh giá.

Bước 5: Thử việc

Những ứng viên đã vượt qua được bước đánh giá sẽ bắt đầu vào giai đoạn thử việc tại doanh nghiệp. Trong quá trình thử việc, ứng viên sẽ tiếp xúc thực tế với công việc, sẽ có cơ hội thể hiện năng lực và trình độ chuyên môn của mình. Nhà quản lý cần theo sát quá trình này để có sự đánh giá thử việc chính xác.

Nếu ứng viên được lựa chọn không thật sự phù hợp với công việc thì doanh nghiệp không được giữ lại. Tuy nhiên, nhà tuyển dụng có thể tiến hành quy trình tuyển chọn ứng viên từ đầu hoặc lựa chọn lại trong số các ứng viên chưa đạt yêu cầu để đào tạo thêm.

quy-trinh-tuyen-chon-nhan-vien-chuan
Những ứng viên đã vượt qua được bước đánh giá sẽ bắt đầu vào giai đoạn thử việc

Bước 6: Đưa ra quyết định tuyển chọn ứng viên

Kết thúc thời gian thử việc, nhà tuyển dụng sẽ đồng ý hoặc từ chối ý viên. Và các ứng viên được chọn sẽ trở thành nhân viên chính thức của công ty và công việc cuối cùng là ký hợp đồng.

Nhà tuyển dụng nên giải đáp những thắc mắc của nhân viên mới về những thông tin cơ bản nhất liên quan đến nhân viên, những quyền lợi, chế độ phúc lợi mà nhân viên mới sẽ được hưởng khi làm việc tại công ty. Những điều này còn được gọi là giai đoạn onboarding cho nhân viên mới, cùng là công việc khá quan trọng mà nhà quản lý cần chú ý, để mang đến những trải nghiệm nhân sự tốt nhất cho nhân viên. Các bộ phận cũng nên có sự bàn bạc, đánh giá quy trình tuyển chọn nhân viên và rút kinh nghiệm cho lần sau.

Kết luận

Trên đây, Testcenter đã giới thiệu đến bạn quy trình tuyển chọn nhân viên chuẩn mà mọi nhà quản lý cần phải nắm để có thể triển khai hiệu quả cho doanh nghiệp mình. Tin rằng, bằng cách tuần thủ các gợi ý trên, bạn hoàn toàn có thể tuyển chọn được cho doanh nghiệp những nhân viên tài năng, góp phần nâng cao chất lượng đội ngũ và thương hiệu tuyển dụng của tổ chức.