Đối với nhiều người thì Business Analyst còn là một khái niệm khá mới mẻ và không phải ai cũng hiểu rõ. Vậy các câu hỏi phỏng vấn Business Analyst thường gặp là gì. Bài viết ngày hôm nay, Testcenter mời bạn tìm hiểu về Business Analyst và những câu hỏi phỏng vấn Business Analyst mà nhà quản lý nhất định phải biết.
Business Analyst (BA) là gì?
Theo Viện Phân tích Nghiệp vụ Quốc tế – IIBA (International Institute of Business Analyst) thì Business Analyst được định nghĩa là “Người tạo điều kiện cho sự thay đổi trong tổ chức, bằng cách xác định nhu cầu và đề xuất các giải pháp mang lại giá trị cho các bộ phận liên quan (stakeholders)”. Business Analyst (viết tắt BA) còn có tên gọi khác là chuyên viên phân tích nghiệp vụ.
Sau đây là các từ khóa quan trọng để hiểu hơn về Business Analyst:
- Cho phép sự thay đổi: Đây là vai trò quan trọng của Business Analyst. Giúp công ty tổ chức trong các vấn đề thay đổi liên quan đến công nghệ mới, hệ thống mới, cải tiến quy trình hoặc hệ thống.
- Xác định nhu cầu: Ví dụ khi một ai đó đưa ra nhu cầu, Business Analyst sẽ chịu trách nhiệm xác định nhu cầu một cách chi tiết và sắp xếp giải quyết nhu cầu đó.
- Đề xuất giải pháp: Các giải pháp có thể bao gồm: hệ thống, quy trình, chính sách và đào tạo.
- Cung cấp giá trị cho các bên liên quan: Bất kỳ bộ phận làm việc nào có liên quan tới vị trí Business Analyst từ Quản lý, các bộ phận khác, cơ quan quản lý, các doanh nghiệp đối tác, khách hàng,… vì vậy có thể hiểu BA có ảnh hưởng đến đến việc cung cấp giá trị cho tất cả các bộ phận liên quan.
Business Analyst là ai?
Hiểu một cách đơn giản, Business Analyst là người phân tích, thiết kế quy trình và hệ thống của doanh nghiệp, từ đó đánh giá mô hình kinh doanh để có thể giúp doanh nghiệp cải tiến và tích hợp với giải pháp công nghệ.
Để trả lời được câu hỏi Business Analyst là ai thì BA được chia làm 3 chuyên môn chính như sau:
- Management Analyst – Chuyên gia tư vấn quản lý
Chuyên gia tư vấn quản lý là người chuyên đề xuất các cách để cải thiện hiệu quả của công ty hoặc tổ chức. Họ tư vấn cho các nhà quản lý về cách làm cho các tổ chức hoặc công ty có lợi hơn thông qua việc giảm chi phí và tăng doanh thu.
- Systems Analyst – Chuyên viên phân tích hệ thống
Là người phân tích và thiết kế kỹ thuật để giải quyết các vấn đề kinh doanh sử dụng technical. Nhóm người này xác định những cải tiến cần thiết của công ty, thiết kế hệ thống để thực hiện những thay đổi đó, đào tạo và chuyển giao cho người khác sử dụng hệ thống.
- Data Analyst – Chuyên gia phân tích dữ liệu
Là người sẽ thu thập thông tin và kết quả, sau đó trình bày những dữ liệu này ở dạng đồ thị, biểu đồ, sơ đồ hoặc bảng biểu và báo cáo lên trên. Tiếp theo họ sẽ sử dụng các dữ liệu này để xác định xu hướng và dựng mô hình để dự đoán những gì có thể xảy ra.
Công việc của người làm Business Analyst là gì?
Đảm nhận công việc của một BA, bạn cần phải hoàn thành được các nội dung công việc như sau:
- Business Analyst làm việc với khách hàng để lấy yêu cầu, rồi chuyển cho team nội bộ. Điều thú vị ở đây là BA làm việc với khách hàng còn nhiều hơn cả PM. Và đôi khi, chính BA là người đủ thân thiết để có thể giúp công ty có thêm cơ hội hợp tác với khách hàng.
- Giao tiếp với team nội bộ, bao gồm chuyển thông tin và thảo luận về yêu cầu khách hàng, về dự án nói chung. Cụ thể hơn, Business Analyst phải làm việc với cả Developer, QC, PM.
- Công việc về documentation, bao gồm việc viết và quản lý document. Quản lý document quan trọng vì document không phải viết một lần là xong, mà còn chỉnh sửa các kiểu. Một dự án không chỉ có một document. Quản lý document nghĩa là phải làm sao để mọi người cùng biết đâu là bản cuối cùng, và khi có những thay đổi trong dự án thì nó ảnh hưởng đến document nào.
Những câu hỏi phỏng vấn Business Analyst thường gặp
Nếu công ty, doanh nghiệp của bạn đang có kế hoạch tuyển dụng vị trí Business Analyst, bạn có thể tham khảo một số câu hỏi căn bản và phổ biến sau đây.
- Để làm Business Analyst cần có điểm mạnh gì?
Business Analyst tại mỗi doanh nghiệp sẽ có sự khác nhau trong việc phân tích kinh doanh. Bởi vậy mà trong buổi phỏng vấn nhà tuyển dụng sẽ dành cho ứng viên câu hỏi về điểm mạnh, kỹ năng cần thiết trong nghề để tìm ra ứng viên phù hợp.
Và để làm Business Analyst, ứng viên phải cần đưa ra được những ý chính như kỹ năng phân tích vấn đề, kỹ năng quản lý, kinh doanh,.. Những kỹ năng này sẽ giúp cho công việc của một chuyên viên phân tích kinh doanh đạt hiệu quả đem lại những chiến lược mới cho sự phát triển của công ty.
- Bạn đã từng dùng các tiếp cận dự án điển hình nào trước đây?
Câu hỏi này để nhà tuyển dụng xác định được kỹ năng lập kế hoạch phân tích kinh doanh của các dự án bạn đã tham gia. Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng biết được bạn có nghiệp vụ và trình độ chuyên môn đáp ứng công việc Business Analyst.
Ứng viên có thể trả lời như sau: “Tôi đã từng làm quản lý các yêu cầu hiệu quả đến tiếp cận dự án điển hình. Thông qua việc quản lý các yêu cầu giúp tôi tiếp cận hệ thống để tìm kiếm, tài liệu hóa, truy vết,… về những thay đổi các yêu cầu trong một hệ thống dự án điển hình.
- Trong trường hợp khó khăn bạn sẽ xử lý với các bên liên quan như thế nào?
Câu hỏi này là nhằm đánh giá kỹ năng mềm của ứng viên khi giao tiếp với các bên liên quan trong dự án. Để trả lời câu hỏi này, nhà tuyển dụng mong muốn ứng viên hãy đưa ra tình huống khó khăn trong công việc ứng viên đã từng gặp phải và chia sẻ về cách ứng viên đã xử lý như thế nào?
Gợi ý trả lời: “Tôi đã từng gặp tình huống các bên tham gia dự án không thống nhất được quan điểm với những đối tượng tham gia dự án. Việc tôi đã làm là lắng nghe toàn bộ quan điểm của các bên và đề xuất một quan điểm thống nhất, lợi nhất với dự án phân tích kinh doanh để mọi người cùng đồng ý.”
- Bạn biết và đã sử dụng những công cụ, hệ thống nào?
Để thuyết phục nhà tuyển dụng tốt nhất ứng viên nên đưa ra những dẫn chứng cụ thể cho các công cụ và hệ thống mà ứng viên đã từng sử dụng trước đây trong công việc.
Ứng viên có thể trả lời câu hỏi này như sau: “Tôi đã từng dùng một số công cụ phân tích kinh doanh như mô hình 7S, mô hình Pest, mô hình Swot”.
>>> Xem thêm: Tham khảo mẫu phỏng vấn ứng viên chuẩn nhất từ AZ
- Là một Business Analyst, bạn hiểu khái niệm Pareto Analysis là như thế nào?
Đây là câu hỏi mà bạn có thể đặt cho ứng viên để tìm hiểu về kiến thức chuyên môn của họ.
Với câu hỏi này, ứng viên có thể trả lời như sau: “Pareto Analysis là quy tắc 80/20. Đây là một kỹ thuật ra quyết định phù hợp để giải quyết khiếm khuyết và kiểm soát chất lượng. Với quy tắc này, 20% nguyên nhân tạo ra 80% lỗi trong hệ thống.”
- Bạn làm gì để quản lý thời gian làm việc hiệu quả?
Nhằm biết được ứng viên biết cách sắp xếp và hoàn thành công việc được giao như thế nào nhà tuyển dụng sẽ đưa ra câu hỏi về cách quản lý thời gian làm việc. Biết cách sắp xếp công việc một cách khoa học và hợp lý thể hiện được tác phong làm việc chuyên nghiệp của một Business Analyst.
- Những kỹ năng cần thiết cho một Business Analyst là gì?
Để biết được ứng viên có thực sự hiểu câu hỏi và công việc của mình đang ứng tuyển hay không nhà tuyển dụng sẽ đưa ra câu hỏi này. Nếu ứng viên đã từng làm việc ở vị trí Business Analyst này thì sẽ dễ dàng trả lời được những kỹ năng cần thiết cho Business Analyst.
Ngoài ra, nhà tuyển dụng còn có thể đặt một số câu hỏi về kiến thức và kỹ năng khác như:
- Vai trò và trách nhiệm của Business Analyst trong dự án là gì?
- Business Analyst giỏi cần có những phẩm chất gì?
- Phương pháp RUP là gì?
- Phân tích Kano là gì?
- Bạn hiểu như thế nào về Personas?
- Business Analyst thực hiện quản lý rủi ro cho dự án như thế nào?
- Làm thế nào để xác định tính khả thi của dự án?
- Các bước đầu tiên liên quan đến phát triển dự án là gì?
- Bạn sẽ chọn mô hình Waterfall hay Spiral nào để phát triển dự án?
- 10 Bạn hiểu thế nào về PaaS và SaaS?
Một số lưu ý để vượt qua các câu hỏi phỏng vấn Business Analyst
Để có thể hoàn thành tốt các câu hỏi phỏng vấn Business Analyst, bạn cần lưu ý một số vấn đề như sau:
- Hãy có sự chuẩn bị, tìm hiểu về các kiến thức liên quan, các câu hỏi tình huống và trang bị cho mình đầy đủ thông tin cần thiết, trước khi bắt đầu buổi phỏng vấn.
- Không quá nôn nóng hay gấp gáp để trả lời câu hỏi phỏng vấn dù là câu hỏi dễ. Hãy suy nghĩ trước để có câu trả lời chính xác, thuyết phục nhất và đầy đủ nhất.
- Sử dụng âm lượng vừa đủ để nghe, không quá to nhưng cũng không quá nhỏ, đảm bảo nhà tuyển dụng nghe được chính xác đáp án mà bạn đưa ra.
- Dùng giọng điệu nghiêm túc để trả lời câu hỏi của nhà tuyển dụng, tránh việc tự nhiên thái quá.
- Sử dụng ngôn ngữ cơ thể giúp bạn tự tin và thuyết phục nhà tuyển dụng tốt hơn. Tuy nhiên bạn nên sử dụng hợp lý và tiết chế sao cho phù hợp.
- Sử dụng thêm các phần mềm tuyển dụng, nền tảng đánh giá nhân sự để tham khảo về các câu hỏi phỏng vấn Business Analyst được gợi ý. Ví dụ như nền tảng đánh giá nhân sự Testcenter còn được tích hợp kho đề thi, câu hỏi vô cùng phong phú ở nhiều lĩnh vực, sẽ giúp bạn có sự chuẩn bị tốt hơn cho vòng phỏng vấn của mình.
>>> Xem thêm: 7 loại phỏng vấn được nhiều doanh nghiệp áp dụng chuẩn nhất
Kết luận
Tóm lại có thể thấy Business Analyst là vị trí quan trọng của mỗi một dự án, giúp phân tích các quy trình kinh doanh, mô hình kinh doanh và sự tích hợp với công nghệ. Hy vọng bài viết hôm nay đã giúp bạn hiểu hơn về Business Analyst cũng như có được những gợi ý hữu ích để xây dựng được bộ câu hỏi phỏng vấn Business Analyst phù hợp và cập nhật nhất. Hãy tiếp tục follow Testcenter để không bỏ lỡ những thông tin, kiến thức nhân sự thú vị nhé.
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
