Trong quy trình tuyển dụng nhân sự thì sàng lọc hồ sơ ứng viên là một trong nhữngkhâu khó khăn nhất. Việc xây dựng được các phương pháp sàng lọc ứng viên và tiêu chí sàng lọc ứng viên phù hợp là điều rất quan trọng để góp phần giúp doanh nghiệp phát triển. Bài viết hôm nay, Testcenter sẽ bật mí cho bạn một số bí quyết để có thể lựa chọn được các phương pháp và tiêu chí giúp sàng lọc ứng viên hiệu quả nhất. Mời bạn cùng tìm hiểu ngay thôi!

Sàng lọc ứng viên là gì?

Sàng lọc ứng viên là một bước trong quy trình tuyển dụng nhân sự. Đó là kỹ thuật sử dụng cách thức sắp xếp, lựa chọn, vận dụng phương pháp sàng lọc hiện đại để tìm được ứng viên tiềm năng, chất lượng ổn định và nâng cao mà vẫn tối ưu được thời gian, chi phí, nhân lực của doanh nghiệp.

Những kỹ thuật sàng lọc ứng viên cần được nhà tuyển dụng áp dụng ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ ứng viên, để có thể chắt lọc ứng viên, từ đó tìm ra hồ sơ chất lượng cho giai đoạn phỏng vấn, đánh giá trực tiếp.

Sàng lọc ứng viên là quá trình xem xét đánh giá Cover Letter (thư xin việc) của ứng viên. Ngay khi tiến hành giai đoạn sàng lọc hồ sơ thì Cover Letter là tài liệu mà nhà tuyển dụng sẽ xem xét sơ lược về các thông tin như: Thông tin cá nhân, Bằng cấp, chứng chỉ, Kinh nghiệm làm việc thực tế, Kỹ năng,…

phuong-phap-sang-loc-ung-vien-hieu-qua
Sàng lọc ứng viên là gì?

Tại sao phải sàng lọc ứng viên?

Là một nhà tuyển dụng, bạn sẽ hiểu được tầm quan trọng của việc sàng lọc ứng viên. Hãy hình dung nếu như trong một đợt tuyển dụng, bạn nhận được 300-400 CV nộp vào cùng một vị trí thì sẽ thế nào?

Nếu không có sàng lọc, hẳn là bạn sẽ phải mất hàng tháng trời để có thể đánh giá hết từng đó  ứng viên. Rõ ràng, trong hàng trăm CV đó, sẽ có rất nhiều CV không đạt yêu cầu và việc sàng lọc ứng viên là để “chắt lọc” ra những ứng viên phù hợp. Do đó đây là phần việc khó khăn nhất trong toàn bộ quy trình tuyển dụng.

Mục tiêu của việc sàng lọc hồ sơ là nhằm loại bỏ bớt các hồ sơ không phù hợp, không đáp ứng tiêu chuẩn và “chắt lọc” được các hồ sơ có tiềm năng để thực hiện bước tiếp theo của quá trình tuyển dụng, đó là phỏng vấn. Sàng lọc ứng viên hiệu quả vừa giúp doanh nghiệp tìm đúng nhân tài, vừa tiết kiệm chi phí, thời gian tuyển dụng. Ngược lại, sàng lọc kém hiệu quả, hiệu suất công việc của toàn doanh nghiệp sẽ bị tác động mạnh.

Các tiêu chí sàng lọc ứng viên

Việc đưa ra các tiêu chí chính trước khi tiến hành sàng lọc là bước đầu tiên trong các phương pháp sàng lọc ứng viên để quá trình diễn ra nhanh chóng, hiệu quả, đảm bảo không bỏ lỡ ứng viên phù hợp, tiềm năng. 

sang-loc-ung-vien-la-gi
Các tiêu chí sàng lọc ứng viên

Mỗi vị trí tuyển dụng sẽ được lên các tiêu chí đánh giá khác nhau. Tuy nhiên, tiêu chí được đưa ra sẽ luôn phải đảm bảo bám sát vào yêu cầu công việc cho vị trí mà ứng viên được tuyển dụng. Vì vậy, trước khi bắt đầu đánh giá hồ sơ nhân sự, bộ phận tuyển dụng hãy lập danh sách và ghi lại các tiêu chí cần thiết. Dưới đây là một số tiêu chí sàng lọc ứng viên căn bản mà bạn có thể tham khảo.

Kinh nghiệm làm việc

Một doanh nghiệp nhỏ có thể chấp nhận sinh viên mới ra trường hoặc người ít kinh nghiệm để đào tạo về thực tế công việc. Trong trường hợp này doanh nghiệp sẽ không yêu cầu quá cao về kinh nghiệm làm việc. Vì doanh nghiệp có thể sẽ đào tạo thêm sau khi tuyển dụng.

Nhưng đối với doanh nghiệp vừa và lớn, yêu cầu kinh nghiệm làm việc tăng theo từng cấp bậc. Tuỳ vào cấp bậc nhân viên, phó phòng, trưởng phòng, giám đốc,… mà yêu cầu về thành tích và kinh nghiệm làm việc cũng ngày càng cao hơn. Tùy vào độ khó công việc cần tuyển dụng và ngân sách lương, phúc lợi dành cho ứng viên trúng tuyển, doanh nghiệp sẽ xác định cụ thể yêu cầu kinh nghiệm để phòng nhân sự thuận lợi sàng lọc hồ sơ.

Có thể thấy, kinh nghiệm làm việc làm yếu tố quan trọng bạn cần chú ý trong bộ hồ sơ ứng viên. Tùy vào công việc và tiêu chí bạn đề ra, bạn có thể tìm kiếm những ứng viên ít kinh nghiệm để đào tạo thêm, hay giàu kinh nghiệm để bộ máy vận hành trơn tru… Điều này là hoàn toàn phụ thuộc vào yêu cầu từ phía doanh nghiệp của bạn.

>>> Xem thêm: 5 tiêu chí đánh giá nhân sự mà bạn cần nắm vững

cac-tieu-thuc-sang-loc-ung-vien
Kinh nghiệm làm việc

Trình độ học vấn

Mỗi ngành nghề dù đặc thù cao hay không thì yêu cầu về nền tảng kiến thức chuyên môn vẫn luôn là cơ sở sàng lọc quan trọng. Bởi lẽ, đây là nền tảng quan trọng giúp ứng viên trúng tuyển tiếp thu nhanh công việc thực tế và những khóa đào tạo ngắn hạn tại công ty.

Đối với những vị trí công việc đặc thù như bác sĩ, kỹ sư,.. và tùy vào yêu cầu công việc, doanh nghiệp cần xác định rõ tiêu chí trình độ chuyên môn mà vị trí tuyển dụng hướng đến thông qua các bằng cấp (cử nhân, thạc sĩ, kỹ sư…), chứng chỉ nghiệp vụ… của ứng viên.

Bằng cấp, chứng chỉ

Dù không phải ứng viên nào tốt nghiệp các trường đại học danh giá cũng đều có thể đáp ứng được yêu cầu công việc tại doanh nghiệp bạn. Nhưng rõ ràng những ứng viên được đào tạo ở ngôi trường tốt có nhiều khả năng thành công hơn ứng viên được đào tạo từ ngôi trường bình thường. Do đó, đây cũng là tiêu chí sàng lọc ứng viên mà bạn nên lưu ý thêm.

Kỹ năng và kiến thức

Một trong những tiêu chí tuyển dụng quan trọng không kém là kỹ năng và kiến thức chuyên môn. Mỗi vị trí công việc khác nhau sẽ cần người có kỹ năng, kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực đó. Doanh nghiệp có thể kiểm tra kiến thức chuyên môn qua việc phỏng vấn hoặc các bài thi test online hay các bài kiểm tra năng lực.

Hiện nay ở nhiều doanh nghiệp, tiêu chí về kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn vẫn có thể được doanh nghiệp đào tạo sâu hơn khi ứng viên nhận việc. Tuy nhiên với các vị trí đòi hỏi kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn là yếu tố quan trọng để nhà tuyển dụng đánh giá ứng  viên.

Đặc điểm tính cách

Bên cạnh trình độ thì tính cách cũng là tiêu chí sàng lọc ứng viên quan trọng. Mỗi vị trí công việc có yêu cầu kỹ năng khác nhau và nhà tuyển dụng cần biết được vị trí nào thì cần những tính cách ra sao. Để từ đó nhà tuyển dụng có thể sàng lọc ứng viên hiệu quả hơn. Bạn cũng có thể sử dụng các bài test online, bài kiểm tra trắc nghiệm tính cách để hiểu hơn về ứng viên.

Ví dụ:Nhân viên Marketing cần có khả năng sáng tạo, nghiên cứu thị trường, xây dựng chân dung khách hàng hay các kỹ năng khác phục vụ mảng truyền thông như quay/dựng phim, photoshop,…. Nhân viên kế toán thì cần có kỹ năng tính toán, kỹ năng xử lý vấn đề thuế má, các vấn đề phát sinh,…

cac-phuong-phap-sang-loc-ung-vien
Tổng hợp các phương pháp sàng lọc ứng viên hiệu quả nhất

Tổng hợp các phương pháp sàng lọc ứng viên hiệu quả nhất

Các phương pháp sàng lọc ứng viên hiệu quả được áp dụng đúng cách sẽ giúp nhà tuyển dụng tìm hồ sơ ứng viên xin việc theo đúng tiêu chí mà công ty đang cần tìm. Dưới đây, Testcenter sẽ giới thiệu đến bạn TOP 5 các phương pháp sàng lọc ứng viên phổ biến hiện nay.

Phương pháp sàng lọc bản mô tả công việc tối ưu

Khi ứng viên quan tâm đến một vị trí tuyển dụng nào đó, đầu tiên họ sẽ muốn xin JD (job description) – bản mô tả công việc. Vì vậy, một bản mô tả công việc ngắn gọn, rõ ràng và đủ thông tin sẽ giúp chính bản thân ứng viên đánh giá khả năng phù hợp của họ với vị trí đang được tuyển dụng. Từ đó các HR đã có thể sàng lọc được một lượng ứng viên lớn.

Một bản mô tả công việc hoàn chỉnh phải nêu bật các nội dung sau:

  • Vai trò, nhiệm vụ tổng quan của vị trí tuyển dụng.
  • Kỹ năng cần thiết cho vị trí.
  • Độ khó và mức độ trách nhiệm cần có cho từng nhiệm vụ…
  • Ngoài ra, thời gian làm việc, chế độ cũng là một điểm thu hút ứng viên.
  • Để hoàn thành bản mô tả công việc chuyên nghiệp nhất, bộ phận tuyển dụng cần phối hợp với phòng ban chuyên môn.

Phương pháp sàng lọc dựa trên yêu cầu tuyển dụng

Thông thường, các yêu cầu tuyển dụng thường dựa trên các yếu tố, tiêu chí đã trình bày ở trên như:

  • Bằng cấp, trình độ học vấn, các chứng chỉ chuyên môn, chứng chỉ liên quan.
  • Kinh nghiệm làm việc của ứng viên.
  • Kỹ năng, tố chất cần có cho vị trí…

Phương pháp sàng lọc thống nhất tiêu chuẩn

Cái tên tiếp theo trong các phương pháp sàng lọc ứng viên chính là sàng lọc thống nhất tiêu chuẩn. Để áp dụng phương pháp này bạn cần thực hiện theo 4 bước như sau:

  • Bước 1: Lựa chọn hồ sơ ứng viên có khả năng đáp ứng các yêu cầu tuyển dụng cơ bản như kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
  • Bước 2: Xét kỹ năng cùng kinh nghiệm thực tế của ứng viên như: kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng quản lý công việc,…
  • Bước 3: Trình độ học vấn bao gồm bằng cấp chuyên môn, chứng chỉ nghiệp vụ liên quan, chứng chỉ kỹ năng tin học, ngoại ngữ.
  • Bước 4: Tiếp đến, nhà tuyển dụng có thể áp dụng tiêu chí về tinh thần nhiệt huyết, sự nghiêm túc của ứng viên đối với công ty hay hình thức CV, thái độ…

Phương pháp sàng lọc loại bỏ tư duy sàng lọc chủ quan

Thông thường chúng ta sẽ hay bị thu hút bởi những cảm xúc đầu tiên như ấn tượng về màu sắc CV, tuổi tác của ứng viên hay trường đại học đào tạo ứng viên… Tư duy này dễ khiến khả năng sàng lọc của người tuyển dụng bị tác động mà ảnh hưởng đến các yếu tố quan trọng khác.

Chính vì vậy, nhà tuyển dụng nên tập trung vào các tiêu chí chính và loại bỏ thông tin cá nhân của ứng viên ra trước để tránh tình trạng trên. Nhằm tìm đúng nhân sự tiềm năng cho công ty.

Phương pháp sàng lọc công nghệ cao

Hiện nay, công cụ sàng lọc ứng viên thông qua phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm tuyển dụng tự động đang được đánh giá cao và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Phương pháp này sẽ giúp sàng lọc ứng viên nhanh chóng, tiết kiệm và vô cùng hiệu quả. 

Tiếp sau đây, hãy cùng tìm hiểu về một công cụ đánh giá năng lực ứng viên hiệu quả hiện nay nhé.

phuong-phap-va-tieu-chi-sang-loc-ung-vien
Công cụ đánh giá năng lực ứng viên hiệu quả

>>> Xem thêm: Tìm hiểu 5 bước trong quy trình đánh giá năng lực nhân viên

Công cụ đánh giá năng lực ứng viên hiệu quả

Có thể thấy rằng, thách thức lớn nhất của công việc sàng lọc hồ sơ ứng viên, đánh giá năng lực ứng viên chính là khối lượng ứng viên đồ sộ.

Do đó, phần mềm tuyển dụng hay nền tảng đánh giá ứng viên sẽ giúp bạn giải quyết những công việc này một cách dễ dàng hơn. Một giải pháp cho vấn đề những vấn đề này chính là Testcenter – Nền tảng đánh giá nhân sự hàng đầu Việt Nam. Nền tảng giúp đánh giá năng lực dựa trên dữ liệu cụ thể, đánh giá năng lực ứng viên/nhân viên trên nhiều khía cạnh thông qua các bài test online. Testcenter còn hỗ trợ tạo form mẫu đánh giá ứng viên sau phỏng vấn, nhằm đưa ra các quyết định chính xác trong tuyển dụng & quản trị nhân sự, hạn chế tuyển sai và dùng sai người. Đảm bảo tính công bằng, nhất quán trong quy trình đánh giá.

Đặc biệt, Testcenter giúp giải quyết bài toán chi phí cho các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, có chi phí hạn chế trong việc áp dụng các phần mềm nhân sự. Nền tảng sẽ giúp tối ưu chi phí nhân sự, giúp tiết kiệm lên đến 50% thời gian đánh giá ứng viên, nhân viên giúp quy trình tuyển dụng nhanh chóng và hiệu quả. Bên cạnh đó còn giúp giảm tới 30% chi phí thuê cơ sở vật chất, trang thiết bị, xây dựng đề thi cho kỳ thi đánh giá nhân sự. Vì những lý do này, Testcenter chắc chắn sẽ là sự lựa chọn tuyệt vời dành cho doanh nghiệp của bạn đấy.

Kết luận

Trên đây, Testcenter đã trình bày khá đầy đủ về các phương pháp sàng lọc ứng viên, cách xác định và xây dựng các tiêu chí sàng lọc ứng viên hiệu quả. Hy vọng rằng thông qua bài viết này, bạn đã có thêm gợi ý về một công cụ đánh giá ứng viên tối ưu nhất dành cho doanh nghiệp của mình. Chúc bạn và doanh nghiệp sẽ hoàn thành được những mục tiêu trong 6 tháng cuối năm của năm 2022.