Khi được hướng dẫn những bước cụ thể trong một quy trình phỏng vấn hay sử dụng các mẫu phỏng vấn ứng viên đúng cách, bạn sẽ cảm thấy dễ dàng hơn khi bắt đầu thực hiện. Nếu bạn muốn thực hiện được những cuộc phỏng vấn tuyển dụng thành công thì bài viết hôm nay là dành cho bạn đấy!

1. Chuẩn bị cho buổi phỏng vấn

Tham khảo thêm:

>> 3 kỹ năng phỏng vấn tuyển dụng giúp “đọc vị” ứng viên

>> 6 lợi ích của mẫu bài test phỏng vấn trong tuyển dụng

>> Đánh giá các phương pháp phỏng vấn thường gặp nhất hiện nay

cách phỏng vấn ứng viên
Chuẩn bị cho buổi phỏng vấn

Sự chuẩn bị chu đáo về các nội dung như bảng câu hỏi phỏng vấn ứng viên, mẫu phỏng vấn ứng viên,… sẽ quyết định rất lớn đến sự thành công của một cuộc phỏng vấn. Dưới đây là 7 nội dung nhà tuyển dụng cần chuẩn bị trước khi bắt đầu tuyển dụng nhân sư:

Xác định các yêu cầu vị trí và viết mô tả công việc rõ ràng

Để xác định đúng các yêu cầu về vị trí cần tuyển hay các mô tả về công việc và xây dựng được mẫu phiếu đánh giá phỏng vấn ứng viên, bạn có thể bắt đầu bằng cách trả lời các câu hỏi sau:

  • Những phẩm chất nào bạn đang tìm kiếm ở một ứng viên?
  • Ứng viên cần có những kiến thức chuyên môn hay những kỹ năng mềm nào?
  • Người có tính cách như thế nào sẽ phù hợp với đội, nhóm của bạn?

Bạn càng có thể xác định rõ ràng vai trò và những phẩm chất mà bạn đang tìm kiếm ở một ứng viên, thì bạn càng dễ dàng biết được những gì cần hỏi trong cuộc phỏng vấn.

Chuẩn bị trước các bảng câu hỏi phỏng vấn ứng viên

Hầu hết các công ty đều có một bộ câu hỏi cơ bản mà họ hỏi mọi ứng viên và sau đó là các câu hỏi cụ thể cho từng vai trò. Đưa ra các câu hỏi cơ bản giống nhau cho mọi ứng viên cho phép bạn so sánh các ứng viên trực tiếp hơn với nhau. Sử dụng nhiều loại câu hỏi kết thúc, câu hỏi mở, câu hỏi giả định và câu hỏi hành vi, giúp bạn đánh giá ứng viên được đa chiều và chính xác hơn. 

Và trong khi chuẩn bị tốt, hãy để lại chỗ cho những câu hỏi hữu cơ xuất hiện một cách tự nhiên. Nếu có điều gì đó đặc biệt nổi bật (tích cực hoặc tiêu cực), đừng ngại đặt những câu hỏi tiếp theo cho ứng viên của bạn.

bảng câu hỏi phỏng vấn ứng viên
Sàng lọc tất cả các ứng viên bằng các đánh giá trước khi tuyển dụng

Sàng lọc tất cả các ứng viên bằng các đánh giá trước khi tuyển dụng

Cách dễ nhất để có những cuộc phỏng vấn tuyệt vời là có những ứng viên tuyệt vời đang ngồi trước mặt bạn. Nhưng thật khó để xác định những ứng viên tốt nhất chỉ từ hồ sơ của họ. Đánh giá trước khi tuyển dụng là một tập hợp các bài kiểm tra được đưa ra cho một ứng viên như một phần của đơn đăng ký. Bạn có thể kiểm tra các ứng viên thông qua các bài test tuyển dụng như:

  • Tính cách và văn hóa phù hợp
  • Khả năng nhận thức
  • Ngôn ngữ
  • Phán đoán tình huống
  • Các kỹ năng dành riêng cho vai trò
  • Kỹ năng lập trình
  • Kỹ năng phần mềm

Bằng cách cung cấp những đánh giá này cho từng ứng viên, bạn sẽ giảm bớt sự thiên vị trong quy trình tuyển dụng của mình bằng cách cung cấp cho bạn cái nhìn về từng ứng viên mà không phụ thuộc vào việc nhà tuyển dụng quét hàng nghìn hồ sơ. 

Với công cụ tạo test online TestCenter.vn, nhà tuyển dụng có thể dễ dàng tạo được đa dạng bài kiểm tra năng lực ứng viên. Ví dụ như dạng câu hỏi trắc nghiệm, câu hỏi tự luận hay câu hỏi hình ảnh/video. TestCenter.vn giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả trong sàng lọc CV cũng như xây dựng tiêu chuẩn ứng viên phù hợp.

Liên hệ, trao đổi sơ bộ với ứng viên trước khi phỏng vấn trực tiếp

Sẽ hiệu quả hơn khi bạn có  một cuộc điện thoại sàng lọc trước để lọc ra các ứng viên. Bạn có thể hỏi các ứng viên những câu hỏi để xác minh các dữ kiện trong hồ sơ của họ. Từ đó đánh giá xem họ có xứng đáng nhận được một cuộc phỏng vấn đầy đủ hay không.

Lên lịch cho cuộc phỏng vấn

Khi bạn đã chọn được những ứng viên tốt nhất của mình, đã đến lúc lên lịch phỏng vấn. Tùy thuộc vào vai trò, bạn sẽ phải quyết định giữa một cuộc phỏng vấn trực tiếp, qua điện thoại hoặc qua cuộc gọi video. Bạn cũng sẽ phải quyết định phân bổ bao nhiêu thời gian cho một cuộc phỏng vấn. Các vai trò nhỏ có thể chỉ mất 30 phút, trong khi các vai cao cấp hơn có thể mất hơn một giờ hoặc phỏng vấn nhiều vòng hơn.

Giúp ứng viên có sự sẵn sàng cao nhất trước buổi phỏng vấn

Hãy đảm bảo rằng ứng viên của bạn đến buổi phỏng vấn với tâm thế thoải mái nhất. Điều này sẽ rất tốt, để bạn biết nhiều hơn về con người thật của họ.

Hãy trao đổi với họ chi tiết về quy định trang phục của công ty hay mọi thứ ứng viên cần chuẩn bị cũng như các thông tin liên quan về buổi phỏng vấn sẽ diễn ra.

Nghiên cứu về ứng viên trước khi phỏng vấn

Đây là bước cuối cùng nhưng quan trọng nhất để chuẩn bị cho một cuộc phỏng vấn. Lên kế hoạch dành ít nhất nửa giờ để xem xét ứng viên trước. Nhà tuyển dụng sẽ không muốn dành quá nhiều thời gian cho cuộc phỏng vấn, khi mà ứng viên chỉ lặp lại những gì trong sơ yếu lý lịch của họ. Vì vậy, thật khôn ngoan khi xem xét trước thông tin của ứng viên. 

2. Trong buổi phỏng vấn ứng viên

bảng đánh giá ứng viên phỏng vấn
Lên lịch cho cuộc phỏng vấn

Khi bạn đã chuẩn bị đầy đủ, giờ là lúc bạn đã sẵn sàng để thực hiện một cuộc phỏng vấn hiệu quả. Sau đây là các bước hướng dẫn cách tiến hành cuộc phỏng vấn:

Loại bỏ mọi phiền nhiễu

Trước khi phỏng vấn, hãy tắt điện thoại của bạn và mọi thông báo qua email hoặc trò chuyện. Điều này giúp bạn có được sự tập trung cao nhất cho cuộc phỏng vấn đồng thời nâng cao sự chuyên nghiệp trong mắt ứng viên.

Giới thiệu đúng về bản thân và đồng nghiệp của bạn

Cho dù đó là gặp trực tiếp hay qua cuộc gọi video, hãy bắt đầu cuộc phỏng vấn bằng cách giới thiệu mọi người với nhau. Điều này giúp ứng viên cảm thấy thoải mái bằng cách giải thích bạn là ai, vai trò của bạn là gì và một chút về công ty.

Bạn cũng nên trình bày quá trình phỏng vấn sẽ như thế nào. Việc thể hiện bạn có một kế hoạch sẽ phản ánh tích cực về tổ chức của bạn và nó sẽ giúp người được phỏng vấn cảm thấy thoải mái.

Hỏi những câu hỏi viết sẵn của bạn

Để bắt đầu phần câu hỏi, hãy bắt đầu với những câu hỏi chung của bạn để cho ứng viên cơ hội giới thiệu bản thân và thảo luận về cách họ sẽ mang lại giá trị cho vai trò. Trong khi bạn muốn cung cấp cho ứng viên khả năng trả lời tự do và tự nhiên, bạn có thể cần phải đẩy nhanh cuộc phỏng vấn để có thời gian hỏi tất cả các câu hỏi của mình. Nếu một ứng viên đang dừng lại lại quá lâu vào một câu hỏi, bạn có thể lịch sự đề nghị tiếp tục.

Lắng nghe tích cực và có chủ đích

Mặc dù bạn muốn cuộc trò chuyện diễn ra một cách tự nhiên, nhưng trong một cuộc phỏng vấn, công việc chính của bạn chính là lắng nghe. Bạn cũng nên tránh đưa ra phản ứng tích cực hoặc tiêu cực rõ ràng cho bất cứ điều gì ứng viên nói. Trong hầu hết các trường hợp, cảm ơn họ vì câu trả lời của họ là phản hồi tốt nhất.

Ghi chú

Nếu bạn đang phỏng vấn nhiều ứng viên, điều quan trọng là bạn phải ghi chép. Nếu bạn muốn ghi chú trong cuộc phỏng vấn, hãy cân nhắc việc ghi chép bằng tay trên các mẫu đánh giá ứng viên thay vì ghi chép trên máy tính xách tay để ứng viên biết rằng họ hoàn toàn chú ý đến bạn. Hoặc, nếu bạn có thể xoay nó, hãy nhờ ai đó trong phòng chỉ để ghi chép.

Để dành thời gian cho ứng viên đặt câu hỏi

Một ứng viên thực sự quan tâm đến vai trò này chắc chắn sẽ có một danh sách các câu hỏi cần hỏi vào cuối buổi phỏng vấn. Cho người nộp đơn ít nhất 10-15 phút để tự đặt câu hỏi vì đó là cơ hội để họ thể hiện mức độ chuẩn bị của họ và mức độ quan tâm của họ đến vai trò này. 

Nói cho ứng viên biết điều gì sẽ xảy ra tiếp theo

Mặc dù bạn không nên đánh giá ứng viên ngay tại chỗ, nhưng bạn nên cho họ biết điều gì sẽ xảy ra tiếp theo, liệu cuộc phỏng vấn của họ có được coi là thành công hay không. Vào cuối cuộc phỏng vấn, hãy cho ứng viên biết các bước tiếp theo trong quy trình như thế nào, bao gồm cả thời điểm họ có thể mong đợi nhận được phản hồi.

3. Sau buổi phỏng vấn ứng viên

Tham khảo thêm:

>> Ưu, nhược điểm của 4 phương pháp phỏng vấn phổ biến hiện nay

>> 5 kỹ năng phỏng vấn và đánh giá ứng viên chính xác nhất

>> Tài liệu quản trị nhân sự hiệu quả dành cho nhà quản lý

công cụ test online đánh giá ứng viên
Sau buổi phỏng vấn ứng viên

Và sau khi cuộc phỏng vấn kết thúc, đây là những điều bạn nên thực hiện:

Ghi chú bổ sung ngay lập tức

Trước khi bạn làm bất cứ điều gì khác, hãy ghi chú lại bất cứ điều gì bạn không có thời gian để viết ra trong cuộc phỏng vấn. Bạn cũng nên phản ánh về tổng thể của cuộc phỏng vấn, ghi lại ấn tượng chung của bạn về ứng viên. 

Tóm tắt với người phỏng vấn đồng nghiệp của bạn

Bạn cũng nên dành một vài phút để thảo luận về ứng viên với người phỏng vấn đồng nghiệp của bạn. Điều này sẽ cho phép bạn đối chiếu các đánh giá ứng viên của mình và người kia.

Xem xét đánh giá trước khi quyết định tuyển dụng của ứng viên

Bạn có thể sử dụng các mẫu đánh giá ứng viên sau phỏng vấn để hỗ trợ. Từ đó đối chiếu, so sánh, đánh giá các thông tin có sẵn trong bản đánh giá trước khi tuyển dụng của họ.

Thực hiện các cuộc phỏng vấn tiếp theo (nếu cần)

Nhiều tổ chức sẽ thực hiện các cuộc phỏng vấn tiếp theo, để tìm hiểu sâu hơn về từng ứng viên hoặc để các thành viên trong nhóm khác nhau phỏng vấn ứng viên đó.

Đưa ra lời đề nghị

Sau đó, tất cả những gì còn lại cần làm là đưa ra lời đề nghị và thương lượng với ứng viên bạn đã chọn.

Kết luận

Trên đây là những chia sẻ về cách thực hiện mẫu một buổi phỏng vấn và cách sử dụng các mẫu phỏng vấn ứng viên. Khi nắm vững được các gợi ý này, bạn sẽ có thể thực hiện một cuộc phỏng vấn hiệu quả, góp phần mang lại những kết quả tích cực cho tổ chức.

TestCenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)…

Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.

công cụ tạo test online uy tín