Bên cạnh kiến thức chuyên môn, khả năng, kinh nghiệm làm việc thì kỹ năng học văn phòng cơ bản là một trong những kỹ năng không thể thiếu trong đánh giá ứng viên. Nhà tuyển dụng nên lồng ghép các bài test chuyên môn, trắc nghiệm tính cách với các bài kiểm tra tin học văn phòng, để có thể đánh giá chính xác, đa chiều nhất về ứng viên của mình. Vậy đâu là các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản cần có ở ứng viên. Trong bài viết ngày hôm nay, hãy cùng Testcenter tìm hiểu chi tiết về chủ đề này.

tin-hoc-van-phong
Các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản cần có ở ứng viên

Kiến thức tin học văn phòng cơ bản là gì?

Tin học văn phòng là một nhánh trong ngành công nghệ thông tin, chú trọng đến khả năng xử lý các công việc thường được sử dụng trong văn phòng như: thao tác với văn bản, bảng tính…

Với sự phát triển của công nghệ thông tin hiện nay, dù bạn đi học hay đi làm thì chiếc máy tính là không thể thiếu đối với chúng ta. Tin học văn phòng là kỹ năng vô cùng quan trọng trong mọi ngành nghề lĩnh vực. Để thành thạo kỹ năng tin học văn phòng, bạn cần nắm vững các thao tác nền tảng trên máy tính như đánh máy, sử dụng Windows, truy cập Internet và bổ sung kiến thức chuyên môn về sử dụng bộ phần mềm Microsoft Office Word, Excel, Powerpoint.

kien-thuc-tin-hoc-van-phong-co-ban
Kiến thức tin học văn phòng cơ bản là gì?

Các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản cần có ở ứng viên

Ở góc độ nào bạn cũng cần thành thạo kỹ năng này để tự tin hoàn thành công việc của mình một cách nhanh chóng và nâng cao sự chuyên nghiệp của bạn trong công việc. Bên cạnh việc rèn luyện kỹ năng gõ bàn phím bằng 10 ngón, học cách sử dụng email hiệu quả, sao lưu dữ liệu an toàn, bảo vệ thiết bị khỏi các phần mềm độc hại,… bạn cần phải tập trung vào hai kỹ năng cơ bản như sau:

Kiến thức excel cơ bản

Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của hãng phần mềm Microsoft được thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong bảng từ Excel. Đánh giá kỹ năng Excel của ứng viên, nhà tuyển dụng có thể dựa vào các nội dung như sau:

  • Tạo bảng tính, định dạng dữ liệu bảng tính 
  • Định dạng tự động 
  • Sử dụng hàm số thông dụng và trọng tâm nhất 
  • Sử dụng lọc dữ liệu lọc tự động và lọc theo yêu cầu 
  • Vẽ biểu đồ, tạo link,…
kien-thuc-excel-co-ban
Kiến thức excel cơ bản

Trong công việc văn phòng nói chung, ứng viên sử dụng Excel thành thạo có thể hoàn thành tốt các đầu việc như:

  • Quản lý ngân sách gia đình và tài chính doanh nghiệp
  • Hóa đơn và biên lai
  • Theo dõi dự án, đối tác, khách hàng và hồ sơ sức khỏe
  • Lập kế hoạch và lịch trình
  • Mục cần kiểm tra và danh sách nhiệm vụ
  • Tài chính, vay nợ và tính toán thế chấp
  • Quản lý kho

Nắm được Excel cơ bản, tức là ứng viên phải biết cách mở một bảng tính, biết được các khái niệm cơ bản, các phím tắt, các tác vụ cơ bản, các hàm excel, biết cách làm việc với hàng-cột-ô trong Excel,… Bên cạnh đó, ứng viên phải biết cách tạo công thức và sử dụng các hàm tích hợp sẵn để thực hiện tính toán và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và khoa học hơn.

Kiến thức word cơ bản

Nằm trong bộ Office Cùng Microsoft Excel , Microsoft Word là một phần mềm thông dụng và phổ biến nhất hiện nay với đầy đủ các tính năng từ đơn giản đến phức tạp từ cơ bản đến nâng cao. Sử dụng tốt phần mềm Word, nhân viên sẽ tiết kiệm được thời gian, đơn giản hóa được công việc và hoàn thành công việc một cách nhanh chóng

nhung-kien-thuc-co-ban-ve-word-va-excel
Kiến thức word cơ bản

Nhà tuyển dụng có thể đánh giá kỹ năng Word của ứng viên thông qua những nội dung như sau:

  • Khả năng nhập dữ liệu hay thường gọi là soạn thảo văn bản
  • Định dạng văn bản căn đoạn, chèn thêm dòng, cột, đánh mục lục
  • Chèn hình ảnh, hình khối, sơ đồ, ký tự, link, các ghi chú 
  • Thiết lập in khổ giấy, lề in, đánh số trang văn bản 
  • Trộn văn bản và bảo mật file 

Một ứng viên thành thạo Word là người có thể thực hiện các thao tác trên một cách nhuần nhuyễn, đánh máy bằng 10 ngón tay, hoàn thành các tác vụ văn bản một cách hoàn chỉnh, hạn chế sai sót những lỗi không đáng có như lỗi typo.

Bài kiểm tra kiến thức tin học văn phòng cơ bản cho nhà tuyển dụng

Chỉ cần truy cập vào mạng internet, các trang web kỹ năng hay các phần mềm đánh giá ứng viên,… bạn sẽ nhìn thấy rất nhiều kho đề kiểm tra kiến thức tin học văn phòng cơ bản.  Bạn có thể chọn lựa từng loại bài kiểm tra phù hợp với yêu cầu công việc tại các vị trí mà doanh nghiệp đang đăng tuyển. Nhà tuyển dụng có thể đánh giá từng kỹ năng riêng lẻ hoặc kết hợp đánh giá kiến thức tổng hợp từ ứng viên, sao cho đánh giá ứng viên một cách đa chiều và chính xác nhất.

Có nhiều mẫu bài kiểm tra mà nhà tuyển dụng có thể tham khảo tại các website như: Testcenter.vn, các blog dạy tin học, các trung tâm đề thi tin học,… 

Kết luận

Hy vọng những thông tin mà chúng tôi chia sẻ trên đây đã giúp các nhà tuyển dụng có thêm những kiến thức hữu ích, góp phần tối ưu và nâng cao chất lượng công tác tuyển dụng tại doanh nghiệp, tiến tới xây dựng đội ngũ nhân sự vững mạnh, sẵn sàng đón đầu các thách thức của chuyển đổi số doanh nghiệp.