báo cáo công việc
Báo cáo công việc là gì?

Báo cáo công việc là một trong số những biểu mẫu được sử dụng thường xuyên nhất. Nắm vững thông tin mẫu báo cáo công việc, viết như thế nào cho đầy đủ cũng như những mẫu báo cáo công việc theo tuần, theo tháng chuẩn nhất ra sao,… là cần thiết để nhà quản lý dễ dàng hơn trong quy trình quản lý nhân sự của mình.

Báo cáo công việc là gì?

Báo cáo công việc là bản tóm tắt tất cả những gì nhân viên đã làm được (trong ngày/tuần/tháng). Nó giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt được những gì nhân viên đã làm và hiệu quả của chúng trong thời gian qua. Cũng như là một cơ sở để xây dựng kế hoạch triển khai trong thời gian tiếp theo. Bên cạnh đó, báo cáo công việc giúp nhà quản lý có sự khen thưởng trước những kết quả tốt, sự điều chỉnh kịp thời trước những sai phạm cũng như thúc đẩy nhân viên. Có thể nói báo cáo công việc là công cụ để người quản lý làm chủ kỹ năng giao việc.

Có rất nhiều mẫu báo cáo công việc như: báo cáo bán hàng, báo cáo hàng ngày, báo cáo ngân sách và báo cáo phân tích dữ liệu kinh doanh, báo cáo tuần/tháng/năm,…. 

Làm thế nào để sử dụng báo cáo công việc hiệu quả?

>> Xem thêm: Tài liệu quản lý nhân sự dành cho nhà quản lý tài ba

Cũng như bất kỳ văn bản nào khác, để có thể truyền đạt cho nhân viên cách để sử dụng báo cáo công việc hiệu quả thì nhà quản lý cũng cần nắm rõ các yếu tố chính của nó. Sau đây là các bước giúp nhà quản lý sử dụng báo cáo công việc hiệu quả hơn.

báo cáo công việc
Cách sử dụng báo cáo công việc hiệu quả

Xác định đối tượng

Đầu tiên, nhân viên cần xác định ai sẽ là người nhận được là ai. Điều này sẽ giúp nhân viên định dạng báo cáo của mình, báo cáo sẽ bao gồm những gì, giọng điệu nên sử dụng khi viết báo cáo ra sao.

Ví dụ nếu nhân viên đang viết báo cáo công việc cho người quản lý trực tiếp của mình thì chỉ người này đọc thôi hay còn ai khác sẽ đọc nó? Nếu đang soạn báo cáo phân tích hoạt động kinh doanh thì nhà quản lý nào sẽ đọc báo cáo?

Xác định được đối tượng cần tiếp cận sẽ giúp nhân viên chú ý hơn khi sử dụng ngôn từ và khái quát công việc.

Xác định thông tin trong báo cáo 

Sau khi xác định đối tượng cần đọc báo cáo là ai, nhân viên nên tập trung vào việc xác định mục đích của báo cáo để quyết định thông tin nào nên được đưa vào.

Nhà quản lý nên đưa ra các câu hỏi như: Người nhận báo cáo của bạn mong đợi điều gì hay những thông tin cụ thể nào được thể hiện trong báo cáo? Từ đó hãy tập trung vào những thông tin quan trọng và cần thiết, cắt bỏ những phần thông tin ít quan trọng hơn. 

Ví dụ: nếu viết báo cáo kết quả bài viết của tháng qua, báo cáo của nhân viên cần bao gồm thông tin về lượt tiếp cận bài viết, lượng tương tác tự nhiên, lượt bình luận, lượt share trên các mạng xã hội.

Cấu trúc báo cáo

Để báo cáo dễ đọc và dễ hiểu, nhân viên nên xem xét cấu trúc của văn bản. Nếu là một nhân viên kinh doanh thì hẳn là phải nắm được cách lập báo cáo kết quả kinh doanh trên excel và cách trình bày thế nào cho rõ ràng. Tuy mỗi báo cáo sẽ có các thành phần nội dung hoặc cấu trúc khác nhau, nhưng tựu chung sẽ có các thành phần như sau:

  • Tiêu đề hoặc trang tiêu đề
  • Tóm tắt / tóm tắt điều hành mô tả ngắn gọn nội dung báo cáo của bạn
  • Mục lục (nếu báo cáo dài hơn một vài trang)
  • Phần giới thiệu mô tả mục đích của bạn khi viết báo cáo
  • Một đoạn nội dung trong đó bạn bao gồm thông tin bạn đang truyền đạt với báo cáo
  • Kết luận hoặc khuyến nghị tùy theo mục đích của báo cáo

Ngôn ngữ ngắn gọn và chuyên nghiệp

Biểu mẫu báo cáo công việc là một văn bản không nên sử dụng quá nhiều thuật ngữ chuyên sâu, dễ khiến người nhận cảm thấy khó tiếp nhận. Bên cạnh đó, không nên dùng ngôn ngữ nói trong văn bản viết hoặc lạm dụng tiếng nước ngoài trong báo cáo công việc. Những điều nhỏ nhỏ này sẽ góp phần để báo cáo công việc nhận được đánh giá nhân viên tốt từ người quản lý trực tiếp.

5 mẫu báo cáo công việc mà nhà quản lý cũng nên biết

Báo cáo công việc có rất nhiều mẫu, đó có thể là báo cáo công việc theo ngày, theo tuần, theo quý hay tổng kết năm, văn bản tổng kết,…. Đây cũng là các mẫu báo cáo công việc thường gặp nhất khi đi làm. Chúng ta hãy cùng nhìn qua 5 mẫu báo cáo công việc được sử dụng thường xuyên nhất:

Mẫu báo cáo công việc theo ngày

báo cáo công việc
Mẫu báo cáo công việc theo ngày

Mẫu báo cáo công việc theo tuần

báo cáo công việc
Mẫu báo cáo công việc theo tuần

Mẫu báo cáo công việc theo tháng

báo cáo công việc
Mẫu báo cáo công việc theo tháng

Mẫu báo cáo công việc theo quý

báo cáo công việc
Mẫu báo cáo công việc theo quý

Mẫu báo cáo công việc tổng kết năm

báo cáo công việc
Mẫu báo cáo công việc tổng kết năm

Kết luận

Chúng ta sử dụng báo cáo công việc khá thường xuyên, nên hiểu và làm đúng mẫu là rất quan trọng. Bên cạnh đó, còn là để thể hiện sự chỉn chu, chuyên nghiệp của mọi nhân sự trong công ty.

Hy vọng thông qua những chia sẻ trên đây của Testcenter, nhà quản lý đã “bỏ túi” cho mình những thông tin, những gợi ý hay để có thể sử dụng báo cáo công việc hiệu quả nhất!

Testcenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)…

Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.

báo cáo công việc