quản lý email
Tìm hiểu cách quản lý email hiệu quả

Quản lý email đang trở thành một trong những kỹ năng cần có của bất kỳ ai. Bởi sự phát triển của công nghệ trong thời đại hiện nay là điều không thể tránh khỏi.

Thế nào là cách sử dụng email hiệu quả?

Ngày nay, email (thư điện tử) đã trở thành một phương tiện liên lạc thông dụng, đặc biệt là khi gửi thư hoặc hồ sơ xin việc. Vì vậy sử dụng email thế nào cho đúng cách, quản lý email thế nào cho hiệu quả hay cần ghi nhớ những nguyên tắc nào để sử dụng email chuyên nghiệp… là những điều rất quan trọng, để chúng ta nhận được sự đánh giá cao từ người khác. Thế nhưng không ít người lại có xu hướng sử dụng email theo cảm tính, thậm chí cẩu thả hoặc phớt lờ những hướng dẫn về cách sử dụng email đúng cách, dẫn đến nhiều hệ quả không tốt cho bản thân mình cũng như những người xung quanh. 

Chúng ta sử dụng email hằng ngày trong cuộc sống của mình. Vậy có bao giờ bạn tự hỏi mình có đang sử dụng email hiệu quả không và thế nào được hiểu là sử dụng email hiệu quả.

Sử dụng email hiệu quả giúp bạn tăng năng suất làm việc lên gấp 2 lần. Sử dụng email hiệu quả là khi bạn thỏa mãn được những yêu cầu như sau:

1. Sử dụng email đúng lúc, đúng nơi, đúng chỗ 

Dù tối ưu và có ích lợi ra sao, thì bạn hãy nhớ rằng, email không phải là phương tiện liên lạc cho mọi trường hợp. Hãy chỉ sử dụng email trong những trường hợp cần thiết như:

  • Nội dung liên lạc cần được lưu lại
  • Đối tượng liên lạc không tiện trao đổi qua điện thoại hoặc gặp mặt
  • Nội dung email cần phải gửi cho nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau
  • Nội dung không đòi hỏi việc tranh luận và trao đổi liên tiếp

2. Cài đặt email chuyên nghiệp

quản lý email
Cài đặt email chuyên nghiệp

Để bạn được người nhận đánh giá cao thông qua những email mà bạn gửi đi, hãy tiến hành cài đặt email của mình thật chuyên nghiệp, thông qua việc ghi nhớ và thực hành những nguyên tắc sau: 

  • Background luôn luôn trắng, tuyệt đối không sử dụng background màu mè
  • Chỉ dùng màu mực đen hoặc xanh đậm.
  • Chỉ dùng những font chữ Unicode thông dụng như Arial, Time New Roman, Tahoma
  • Không dùng chức năng tô đậm (bold) và viết chữ in (ABC) cho toàn bức thư.
  • Luôn cài đặt phần chữ ký (signature) với đầy đủ tên, chức vụ, đơn vị công tác và thông tin liên lạc của bạn

Và đặc biệt, tên email là điều bạn nên cài đặt đầu tiên. Đừng gửi đi một email trang trọng cho đối tác dưới những nickname như: [email protected], [email protected], [email protected],… Điều này sẽ khiến đối tác của bạn đánh giá không tốt về bạn, từ đó khiến bạn bỏ lỡ nhiều cơ hội.

3. Tuân thủ những quy luật chung cho nội dung email

Thông thường, người đọc email thường có xu hướng đọc rất nhanh và nhấn “reply” ngay khi họ thấy được vấn đề và muốn phản hồi. Điều này dễ dẫn đến việc người đọc bỏ sót thông tin. Do đó, nội dung email phải tuân theo những quy luật sau:

  • Mỗi email chỉ viết về một vấn đề
  • Không spam mail, hãy enter địa chỉ email của mỗi người 1 lần.
  • Viết thật ngắn gọn, ngôn ngữ thật đơn giản, dễ hiểu
  • Tuyệt đối không viết những ngôn ngữ giới trẻ hay viết sai chính tả
  • Cách hàng giữa các ý
  • Ở cuối thư, luôn ghi rõ bạn mong đợi điều gì ở người nhận
  • Đọc lại một lần trước khi nhấn “send” để sửa lỗi (rất thường xảy ra vì chúng ta luôn có xu hướng đánh máy rất nhanh khi viết email)

4. Viết tiêu đề ngắn gọn, dễ hiểu

Đối với những người phải xử lý quá nhiều email mỗi ngày thì Tiêu đề thư chính là điều quyết định họ có đọc email của bạn hay không. Đừng viết một tiêu đề quá dài hay không rõ nghĩa, thay vào đó hãy trình bày rõ ràng, một câu ngắn gọn và dễ hiểu. 

Tham khảo thêm: Tin tức mới nhất về thị trường tuyển dụng nên nắm bắt

Hãy đảm bảo email của bạn có các phần cần thiết như: mở đầu, nội dung chính, kết thúc vấn đề, liên hệ,… Hãy trình bày một cách rõ ràng, để người nhận dễ dàng tiếp nhận và phản hồi cho bạn dễ dàng.

5. Tránh gửi tệp đính kèm khi không cần thiết

Tệp đính kèm là một trong số những điều mà người nhận rất ghét, trừ trường hợp cần thiết. Bởi vì để xem được tệp đính kèm, người xem phải tốn thêm quy trình nhấp mở hoặc tải xuống. Chính vì vậy, nếu không thực sự cần thiết, hãy trình bày nội dung thẳng vào email.

quản lý email
Tránh gửi tệp đính kèm khi không cần thiết

6. Vai trò của bạn

Hãy lưu ý là bạn đã nắm rõ các khái niệm về vai trò của bạn khi gửi thư, bao gồm:

  • To: email này gửi trực tiếp cho bạn, đương nhiên bạn đóng vai trò chính trong việc xử lý thông tin. Người gửi mong đợi phản hồi từ bạn
  • Cc: Người gửi muốn bạn biết thông tin này. Tuy nhiên, bạn không cần thiết phải trả lời hoặc không cần thiết phải xử lý những vấn đề được nhắc tới trong nội dung email
  • Bcc: Người gửi muốn bạn biết thông tin này một cách bí mật. Trong trường hợp bạn có muốn đóng góp ý kiến hay phản hồi, bạn cũng không nên nhấp «Phản hồi tất cả»

9 mẹo quản lý email hiệu quả

quản lý email
9 mẹo quản lý email hiệu quả

Chính vì chúng ta sử dụng email khá nhiều trong công việc, nên việc quản lý email hiệu quả là thực sự cần thiết, để tránh trường hợp chúng ta mất quá nhiều thời gian. Và sau đây là 9 mẹo quản lý email hiệu quả mà Testcenter giới thiệu đến bạn:

1. Xử lý thư của bạn mỗi ngày một lần

Thói quen này sẽ giúp bạn kiểm soát được email và trạng thái công việc của mình. Bạn sẽ không bỏ lỡ bất kỳ email nào được gửi đến. Xử lý email mỗi ngày giúp bạn biết được cần giữ lại điều gì và xóa bỏ những thư rác ra sao. Điều này cũng sẽ giúp bạn không biến email của mình thành một đống rác, để mỗi lần mở email bạn sẽ bị “chết chìm” trong vô số thư từ chưa đọc, thư quảng cáo, thư từ mạng xã hội,…

2. Ưu tiên 20% email, trì hoãn 80% những cái còn lại

Quy tắc 80/20 giúp bạn phân loại được mức độ quan trọng của những email được gửi đến. Hầu hết sẽ chỉ có 20% email là thực sự quan trọng với bạn. Ví dụ như thông tin về tuyển dụng nhân sự, địa điểm phỏng vấn, cơ hội kết nối, đầu mối kinh doanh, lịch đào tạo nhân sự của công ty,… Hãy tập trung giải quyết chúng càng sớm càng tốt. Còn 80% còn lại sẽ ít quan trọng hơn hoặc là thư rác.

quản lý email
Ưu tiên 20% email, trì hoãn 80% những cái còn lại

3. Hãy lập thư mục “Phản hồi trước x ngày”

Gửi thư cần bạn trả lời vào thư mục “Phản hồi trước x ngày“, trong đó x là ngày trong tuần. Bằng cách này, bạn sẽ không bị áp lực phải trả lời ngay lập tức. Bạn sẽ có thêm thời gian để đọc nó và suy nghĩ kỹ cho đến khi trả lời (trung bình 3-8 ngày kể từ ngày nhận được thư).

4. Tạo trả lời mẫu nếu bạn thường gửi các câu trả lời tương tự

Hãy dành thời gian để lưu câu trả lời mẫu cho các email có nội dung giống nhau hoặc tương tự nhau mà bạn thường nhận được. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức, giúp bạn thảnh thơi hơn.

5. Chỉ đọc những email có liên quan

Chỉ đọc những email liên quan tới bạn và có tính quan trọng. Hãy bỏ qua những email quảng cáo hay thư rác,… Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng sắp xếp thư trong gmail. Đọc những mail liên quan đến nhau giúp không bị xao nhãng và tiết kiệm thời gian để xử lý các vấn đề khác.

6. Cấu trúc thư của bạn thành các danh mục

Gmail có một tiện ích bổ sung cho phép bạn gắn nhãn cho thư trong gmail (Cài đặt> Nhãn dán) cho email. Hãy tận dụng chúng để quản lý email tốt hơn.

7. Sử dụng bộ lọc

Bạn có thể sử dụng các bộ lọc cho phép tìm kiếm thư cũ. Bằng cách nhập địa chỉ người gửi, địa chỉ người nhận, tiêu đề, nội dung,… Bạn cũng có thể áp dụng những phần mềm quản lý email chuyên nghiệp. Điều giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian so với việc ngồi kéo cả một list email dài thòng. 

8. Sử dụng quy tắc 1 phút khi trả lời

Nếu email chỉ mất 1 phút để trả lời, hãy trả lời ngay lập tức và lưu trữ. Điều này giúp bạn xử lý vấn đề nhanh hơn và dành thời gian cho những việc quan trọng hơn.

9. Hãy hủy đăng ký những thứ bạn không đọc

Hủy đăng ký những mail mà bạn không còn quan tâm nữa. Điều này giúp bạn ngưng nhận hàng tá thư từ vô bổ. Hơn nữa, việc sắp xếp email cũng trở nên dễ dàng hơn. Giúp email của bạn gọn gàng hơn và dễ quản lý hơn.

Kết luận

Hy vọng 9 mẹo hay về quản lý email mà Testcenter đã chia sẻ trên đây, sẽ giúp bạn sử dụng email hiệu quả hơn, xử lý công việc nhanh chóng hơn và được đánh giá cao sự chuyên nghiệp của bản thân thông qua việc sử dụng email.

Testcenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)…

Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.

quản lý email