Định biên nhân sự là một quá trình quan trọng trong quản lý nhân sự của một tổ chức. Quá trình này được sử dụng để đảm bảo rằng các thông tin về nhân viên được lưu trữ và quản lý đầy đủ, chính xác. Trong bài viết này, Testcenter sẽ giúp bạn hiểu hơn về định biên nhân sự là gì, mẫu định biên nhân sự và cung cấp một ví dụ về quá trình định biên nhân sự.
Định biên nhân sự là gì?
Định biên nhân sự là quá trình đánh giá, dự đoán nhu cầu nhân sự của một tổ chức trong tương lai và định kỳ để đảm bảo sự phù hợp giữa nguồn nhân lực và mục tiêu kinh doanh. Thực hiện định biên nhân sự đúng đắn sẽ mang lại đến những lợi ích như sau:
- Giúp tổ chức xác định và dự đoán nhu cầu nhân sự trong tương lai.
- Xác định các khoảng trống nhân sự hiện tại và trong tương lai.
- Cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên bằng cách định rõ nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết cho từng vị trí, tổ chức có thể tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân viên một cách hiệu quả, đảm bảo rằng họ có đủ năng lực để thực hiện công việc.
- Đóng vai trò quan trọng trong việc xác định nhu cầu đào tạo và phát triển nhân viên.
- Xác định được nguồn nhân lực chiến lược và phù hợp để đối phó với thách thức, cơ hội của môi trường kinh doanh.
- Mang lại lợi ích về tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp bằng cách cắt giảm các chi phí không cần thiết. Ví dụ như chi phí tuyển dụng, chi phí đào tạo và phát triển, chi phí nhân viên không hiệu quả, chi phí nhân viên thừa,…
>>> Tìm hiểu thêm: Mẫu quyết định điều chuyển nhân sự – các vấn đề cần lưu ý
2 mẫu định biên nhân sự tham khảo
Bạn có thể tham khảo một số mẫu định biên nhân sự sau đây:
Ví dụ về cách tính định biên nhân sự
Để hiểu hơn về định biên nhân sự, bạn có thể tham khảo ví dụ về cách xác định như sau:
Bài toán định biên cần giải quyết
Bối cảnh hiện tại: Giả sử bạn là giám đốc một công ty phần mềm đang có 10 nhân viên với mức doanh thu 500.000.000 đồng/tháng, số lượng dự án công ty thực hiện để đạt được mức doanh thu này là 10 dự án/tháng, tính trùng bình 6 tháng đầu năm. Chi phí vận hành hiện tại hàng tháng là 300.000.000 triệu đồng/tháng.
Mục tiêu trong 6 tháng cuối năm của công ty: Đạt được doanh thu là 700.000.000 đồng/tháng. Mỗi dự án mới sẽ có doanh thu trung bình ước tính là 50.000.000 đồng/tháng.
>>> Tìm hiểu thêm: Cẩm nang toàn tập giúp đánh giá năng lực nhân viên hiệu quả
Các dữ liệu, thông tin đầu vào
Với bài toán định biên nhân sự ở trên, bạn sẽ cần xác định những yếu tố sau:
- Lượng công việc: Dựa trên dự án và yêu cầu từ khách hàng, bạn đã phân tích và ước tính lượng công việc cho từng vị trí.
Ví dụ: Bạn cần tuyển dụng thêm vị trí lập trình viên mới và thực tập sinh hỗ trợ, với lượng công việc của mỗi lập trình viên là xử lý 2 dự án/tháng.
- Thời gian và khối lượng công việc: Xác định thời gian trung bình để hoàn thành một dự án hoặc công việc cho từng vị trí.
Ví dụ: Một dự án phần mềm cần mất khoảng 3 tháng để hoàn thành và cần 1 lập trình viên chính và 1 lập trình viên phụ.
- Kỹ năng và chuyên môn cần có: Đánh giá kỹ năng và chuyên môn yêu cầu cho từng vị trí.
Ví dụ: Vị trí lập trình viên tuyển dụng cần phải biết cách quản lý dự án và quản lý đội nhóm để hoàn thành mục tiêu ban đầu.
- Xác định chi phí lao động: Là chi phí để bạn tuyển dụng nhân sự mới đáp ứng nhu cầu ban đầu.
Ví dụ: Mức lương của mỗi lập trình viên chính sẽ là 20.000.000 đồng/tháng, mức lương của mỗi thực tập sinh hỗ trợ sẽ là 8.000.000 đồng/tháng.
- Các loại chi phí khác kèm theo: Chi phí tuyển dụng, chi phí trang bị máy móc mới, chi phí mở rộng văn phòng,…
Ví dụ: để đáp ứng nhu cầu mở rộng trên, bạn sẽ cần các loại chi phí sau:
Chi phí tuyển dụng trung bình = 3.000.000 đồng/vị trí.
Chi phí trang bị máy móc, dụng cụ làm việc trung bình = 30.000.000 đồng/vị trí.
Chi phí mở rộng văn phòng = 50.000.000 đồng.
Các chi phí phát sinh dự kiến khác = 50.000.000 đồng/tháng.
Tính toán định biên nhân sự
Để định biên nhân sự và tính toán các chi phí kèm theo, dựa trên dữ liệu đầu vào và mục tiêu mở rộng doanh thu, bạn có thể thực hiện các bước sau:
Xác định số lượng dự án cần thiết
Mỗi dự án có doanh thu trung bình ước tính là 50.000.000 đồng/tháng. Vậy để đạt doanh thu 700.000.000 đồng/tháng, số lượng dự án cần thực hiện là:
Số lượng dự án = Mục tiêu doanh thu / Doanh thu trung bình của mỗi dự án
= 700.000.000 / 50.000.000 = 14 dự án
Vậy để đạt được mục tiêu doanh thu 700.000.000 đồng/tháng trong 6 tháng cuối năm, công ty cần thực hiện tổng cộng 14 dự án trong thời gian đó.
Xác định số lượng nhân viên cần thiết
Để tính toán số lượng nhân sự lập trình viên chính và lập trình viên hỗ trợ cần tuyển dụng, bạn có thể dựa vào số lượng dự án cần thực hiện trong 6 tháng cuối năm.
Số lượng dự án cần thực hiện là 14 dự án trong 6 tháng cuối năm.
Mỗi team làm việc gồm 1 lập trình viên chính và 1 lập trình viên hỗ trợ, và mỗi team phụ trách 3 dự án/tháng.
Vậy tổng số lượng team cần tuyển dụng sẽ là: Số lượng dự án / Số dự án mỗi team phụ trách = 14 / 3 = 4 teams (lấy số nguyên).
Để có đủ số lượng team, ta cần tuyển dụng 4 lập trình viên chính và 4 lập trình viên hỗ trợ.
Vậy để đáp ứng mục tiêu doanh thu trong 6 tháng cuối năm, bạn cần tuyển dụng thêm 4 lập trình viên chính và 4 lập trình viên hỗ trợ.
Các chi phí cần thiết
Chi phí để thực hiện mục tiêu trên sẽ bao gồm chi phí ban đầu và chi phí hàng tháng. Cụ thể:
Chi phí ban đầu
Chi phí ban đầu gồm chi phí tuyển dụng, chi phí trang bị máy móc và dụng cụ làm việc, cùng chi phí mở rộng văn phòng, ta thực hiện các phép tính như sau:
Chi phí tuyển dụng
- Chi phí tuyển dụng ban đầu là 3.000.000 đồng/vị trí.
- Cần tuyển 4 lập trình viên chính và 4 lập trình viên hỗ trợ, tổng cộng 8 vị trí.
- Vậy chi phí tuyển dụng ban đầu là: 3.000.000 * 8 = 24.000.000 đồng.
Chi phí trang bị máy móc, dụng cụ làm việc
- Chi phí trang bị máy móc, dụng cụ làm việc ban đầu là 30.000.000 đồng/vị trí.
- Cần trang bị cho 8 vị trí.
- Vậy chi phí trang bị ban đầu là: 30.000.000 * 8 = 240.000.000 đồng.
Chi phí mở rộng văn phòng ban đầu: 50.000.000 đồng.
Tổng chi phí ban đầu để đáp ứng mục tiêu doanh thu trong 6 tháng cuối năm sẽ là: 24.000.000 (chi phí tuyển dụng) + 240.000.000 (chi phí trang bị máy móc) + 50.000.000 (chi phí mở rộng văn phòng) = 314.000.000 đồng.
Vậy mức chi phí ban đầu để đáp ứng mục tiêu doanh thu trong 6 tháng cuối năm là 314.000.000 đồng.
Chi phí hàng tháng:
Sẽ bao gồm lương nhân viên tuyển thêm + lương nhân viên cũ + chi phí vận hành khác. Bạn cần dựa vào tình hình thực tế của doanh nghiệp để xác định mức chi phí này.
Lưu ý: Các số liệu và tính toán trên chỉ là một ví dụ cụ thể. Để định biên nhân sự và tính toán chi phí kèm theo chính xác hơn, cần phải xem xét thêm các yếu tố khác như chi phí vận hành, thuế và các yếu tố cụ thể của công ty.
Một số vấn đề khác liên quan đến định biên nhân sự
Khi tìm hiểu về mẫu định biên nhân sự, bạn cũng cần lưu ý một số vấn đề sau đây:
Ai là người thực hiện mẫu định biên nhân sự?
Trong một công ty, việc thực hiện mẫu định biên nhân sự thường thuộc trách nhiệm của bộ phận nhân sự hoặc phòng hành chính. Tùy theo tổ chức và quy trình của công ty, người chịu trách nhiệm cụ thể có thể là nhân viên trong bộ phận nhân sự, nhân viên quản lý nhân sự hoặc giám đốc nhân sự. Ngoài ra, công ty cũng có thể thuê ngoài hoặc sử dụng dịch vụ của chuyên gia tư vấn nhân sự để thực hiện mẫu định biên nhân sự.
>>> Tìm hiểu thêm: 5 bảng đánh giá nhân viên cuối năm dành cho doanh nghiệp [Cập nhật]
Vai trò của định biên nhân sự là gì?
Việc xây dựng mẫu định biên nhân sự trong tổ chức sẽ đóng những vai trò như sau:
- Quản lý và điều phối các hoạt động liên quan đến nhân sự trong doanh nghiệp.
- Đảm nhận vai trò quan trọng trong xác định nhu cầu công việc, quảng bá vị trí, thu thập và đánh giá hồ sơ ứng viên, tiến hành phỏng vấn và lựa chọn nhân viên phù hợp nhất cho công việc.
- Có trách nhiệm xây dựng và triển khai các chương trình huấn luyện và phát triển nhằm nâng cao năng lực, kỹ năng và hiệu suất làm việc của nhân viên.
- Theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, đảm bảo rằng các mục tiêu được đặt ra được đáp ứng và đề xuất các biện pháp cải tiến nếu cần thiết.
- Xây dựng và quản lý các chế độ lương, phúc lợi, và chính sách đãi ngộ cho nhân viên.
Mẫu định biên nhân sự là một tài liệu quan trọng để lưu trữ thông tin về nhân viên. Lưu ý rằng, quá trình định biên nhân sự bao gồm cập nhật thông tin của nhân viên mới và đưa họ vào hệ thống quản lý nhân sự của công ty. Việc thực hiện định biên nhân sự đầy đủ và chính xác sẽ giúp cho công ty có được đội ngũ nhân viên tốt nhất, nâng cao hiệu suất làm việc của tổ chức. Hy vọng bài viết trong chuyên mục Tin Tức này của Testcenter sẽ hữu ích cho bạn.
>>> Tìm hiểu thêm: 9 mẫu đánh giá nhân viên hàng tháng cho doanh nghiệp [cập nhật mới nhất]
TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…
Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter
