Phần mềm quản lý nhân sự – 4 lợi ích đối với doanh nghiệp

Phần mềm quản lý nhân sự là một bước ngoặt có ý nghĩa to lớn đối với mọi doanh nghiệp trong thời đại công nghệ. Hẳn là bạn cũng đã nghe rất nhiều lần về phần mềm quản lý nhân sự và ghi nhớ được một vài cái tên nổi bật. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin kỹ hơn về công cụ quản lý nhân sự, cũng như các tiêu chí cơ bản để lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp!

1. 5 lý do không nên dùng Excel để quản lý nhân sự

Quản trị nhân sự là công tác không thể thiếu trong bất kỳ mô hình doanh nghiệp nào. Vì vậy, chúng ta nên tìm kiếm các giải pháp mới mẻ để cải tiến công việc, thay vì tiếp tục gắn bó với một công cụ đã không còn phù hợp.

Dưới đây là 5 lý do mà doanh nghiệp không nên sử dụng Excel để quản lý nhân sự:

1.1. Khó khăn trong quản lý

Chắc hẳn, đối với nhân viên văn phòng nói riêng đã không còn xa lạ với bộ công cụ Microsoft Office, đặc biệt là Excel. Bởi đây là một công cụ đơn giản, dễ sử dụng và phù hợp với một số đặc thù công việc cụ thể.

Khi sử dụng Excel cũng như một số giấy tờ như tài liệu, hồ sơ bản cứng để quản lý nhân sự, bạn sẽ đối mặt với một khó khăn đó là tài liệu, hồ sơ của bạn sẽ bị phân tán ở nhiều file, nhiều nơi khác nhau. Điều này gây khó khăn cho công tác tổng hợp thông tin cũng như cồng kềnh để lưu trữ.

Để có thể quản lý được chúng, hẳn bạn sẽ tốn kha khá thời gian, công sức và không gian nói chung. Về lâu dài, điều này sẽ gây lãng phí nguồn lực và tạo nhiều loại chi phí ẩn cho doanh nghiệp.

1.2. Khả năng xuất báo cáo

Từ việc khó khăn trong quản lý tài liệu, hồ sơ, bộ phận nhân sự sẽ rất khó khăn trong khi xuất báo cáo. Hoặc việc thống kê kết quả thủ công gây mất nhiều thời gian hơn dự kiến.

>> Xem thêm: “Bí kíp” quản trị nhân sự trong thời đại số

Người quản lý nhân sự sẽ rất khổ sở khi thực hiện rà soát tổng thể, tạo báo cáo nhân sự,… để trình lên cho lãnh đạo. Chưa kể, việc không có hệ thống lưu trữ thông minh sẽ dễ dẫn đến các sai lầm đáng tiếc do nhầm lẫn của con người. Điều này tạo nên kết quả sai lệch và phải tiến hành lại khiến phân bổ nguồn lực không đạt hiệu quả.

1.3. Khả năng bảo mật và an toàn dữ liệu

Trong công tác quản lý nhân sự sẽ có rất nhiều dữ liệu mà doanh nghiệp cần bảo mật như: mức lương của từng nhân sự, số CMND/CCCD, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH, số hợp đồng, lý do nghỉ việc,… Nếu sử dụng các biểu mẫu Excel, bạn sẽ khó khăn trong việc phân quyền thông tin, rằng ai được xem những nội dung này và ai không được xem những nội dung khác. Chính điều này sẽ gây cản trở quá trình bảo mật thông tin, dẫn đến rò rỉ dữ liệu. 

Bên cạnh đó, Excel không có chứ năng bảo mật và an toàn phù hợp với nhiệm vụ quản lý. Do đó, thông tin của nhân sự dễ bị lộ hoặc bị đánh mất và không có cách nào để lấy lại.

1.4. Khả năng tích hợp kém

Một điều dễ nhận thấy là Excel không phải là phần mềm có khả năng tích hợp hiệu quả. Trong khi đó, doanh nghiệp trong quá trình quản trị nhân sự cần sử dụng rất nhiều phần mềm doanh nghiệp như phần mềm chấm công, phần mềm tính lương, phần mềm quản lý KPI/OKR, quản lý tài sản, quản lý tài liệu, phần mềm chat, chữ ký điện tử,…

Nếu không thể tích hợp chúng lại với nhau thì doanh nghiệp sẽ rất khó khăn, tốn kém trong khi quản trị nguồn nhân lực và không bắt kịp xu hướng số hóa doanh nghiệp hiện nay.

1.5. Dễ gây ra lỗi bởi thao tác thủ công

Với Excel, tất cả các thao tác như nhập liệu, tìm kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,… đều được thực hiện một cách thủ công. Con người không được lập trình sẵn như phần mềm nên sai sót là điều dễ hiểu, vì vậy, chúng ta hoàn toàn không nên chọn một công cụ không tối ưu. Trong nhiều tình huống, bạn sẽ dễ gây ra sai sót hoặc đánh mất file dữ liệu quan trọng này.

Bởi vậy, với những dữ liệu quan trọng liên quan đến nhân sự, doanh nghiệp nên sử dụng các nền tảng trực tuyến để được quản lý và bảo mật bởi công nghệ. Sao lưu được nhiều bản và tránh được các trường hợp đánh mất dữ liệu.

Phần mềm quản lý nhân sự là gì? Tại sao nên dùng phần mềm quản lý nhân sự?

Phần mềm quản lý nhân sự là phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản trị nhân sự để chúng trở nên dễ dàng hơn. Nó bám sát yêu cầu nghiệp vụ quản lý nhân sự, quản lý chấm công-tính lương, nghỉ phép, các phần việc quản lý khác liên quan tới nội quy, chế độ đãi ngộ, …

Việc tận dụng phần mềm quản lý nhân sự sẽ giúp bộ phận nhân sự giảm bớt thời gian, công sức vào các công việc liên quan tới thủ tục, để tập trung tạo ra năng suất làm việc cao hơn. Cụ thể như:

Tiết kiệm thời gian 

Đối với các phương pháp quản trị nhân sự truyền thống, doanh nghiệp cần phân bổ nhiều nhân sự để giải quyết những đầu việc nhỏ lẻ. Việc này khiến doanh nghiệp tốn rất nhiều thời gian.

Phần mềm quản lý nhân sự nhờ vào khả năng tích hợp rộng rãi với rất nhiều công cụ khác, nên có thể tự động thu thập và xử lý dữ liệu rồi. Phần mềm còn giúp tập trung tất cả dữ liệu về nhân sự về một nơi duy nhất, cho bạn dễ dàng theo dõi, tìm kiếm thông tin cũng như truy xuất báo cáo. Từ đó giúp tiết kiệm thời gian và các chi phí ẩn doanh nghiệp.

>> Có thể bạn quan tâm: Tối ưu hóa quy trình quản trị nhân sự cho doanh nghiệp

Giảm thiểu tác động từ con người

Chính vì có khả năng liên kết với nhiều ứng dụng xử lý công việc, phần mềm quản lý nhân sự sẽ tự động hóa một số nhiệm vụ như tổng hợp kết quả, báo cáo định kỳ,… Điều này sẽ hạn chế đáng kể khối lượng công việc của bộ phận nhân sự.

Trong một số hoạt động, do không chú ý hoặc để tâm nhiều nên con người dễ gây ra sai sót. Sử dụng ứng dụng công nghệ sẽ giúp giảm thiểu tác động từ con người, từ đó giúp giảm tỉ lệ sai sót.

Đánh giá chính xác hơn

Không giống như khi thực hiện thủ công, giờ đây mọi thứ đều được xử lý theo hệ thống, quy trình bài bản. Khi thao tác thủ công ít đi và việc xử lý dữ liệu được thực hiện bởi phần mềm, các lỗi sai gần như sẽ hạn chế tối đa.

Chưa kể, khi các lỗi sai giảm đi thì tỉ lệ đánh giá cũng như quản lý nhân sự cũng được tăng cao. Nâng cao hiệu quả đánh giá và giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác hơn.

Công tác quản lý tăng cao

Phần mềm quản lý nhân sự sẽ tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên. Khi mọi quy trình đều chuẩn mực, hạn chế tối đa sức người, tính hiệu quả được nâng cao sẽ góp phần giúp công tác quản lý được nâng cao. 

Hơn nữa, việc quản lý đồng bộ dữ liệu trên một hệ thống giúp nhà quản lý không mất thời gian lục tìm lại những văn kiện hồ sơ cũ, tiết kiệm được không gian cất trữ.

Có thể sử dụng phần mềm quản lý nhân sự ở giai đoạn nào?

Phần mềm quản lý nhân sự được sử dụng xuyên suốt trong các hoạt động của doanh nghiệp. Mỗi giai đoạn triển khai sẽ hoàn thành các chức năng cần thiết để phần mềm được ứng dụng thành công vào quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

Không chỉ vậy, phần mềm quản lý còn có rất nhiều phân hệ chức năng phù hợp với tất cả các giai đoạn như:

• Quản lý chấm công
• Quản lý phép
• Tiền lương – Chính sách, chế độ
• Quản lý bảo hiểm
• Lương hiệu quả
• Quản lý tuyển dụng nhân sự
• Quản lý đào tạo nhân sự
• Đánh giá nhân viên
• Quản lý trang thiết bị lao động
• Phân hệ Self-service
• Phân hệ báo cáo quản trị BI

Các tiêu chí cơ bản để lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp

Dưới đây là một số tiêu chí cơ bản để lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp:

• Tuân thủ đúng các quy định của pháp luật: hãy xem xét cách hoạt động của phần mềm có phù hợp với các quy định hiện hành về quản lý nhân sự, lương thưởng, thuế, bảo hiểm, phúc lợi,… hay không. Hãy cẩn trọng khi lựa chọn các phần mềm nước ngoài. 
• Khả năng tùy biến và mở rộng: lựa chọn phần mềm có khả năng dễ dàng tùy chỉnh dịch vụ khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.
• Dễ sử dụng: Bạn cần đảm bảo mọi nhân viên đều có thể sử dụng công cụ quản lý nhân sự mới một cách dễ dàng. Và tốt nhất là nên tạo điều kiện để nhân viên, cấp quản lý tham gia một khóa đào tạo ngắn từ nhà cung cấp khi chính thức đưa phần mềm vào sử dụng.
• Khả năng tích hợp lớn: Bạn cần tìm hiểu danh sách các phần mềm/ứng dụng có khả năng liên kết với từng phần mềm quản lý nhân sự và xem chúng có tương thích với nền tảng công nghệ mà doanh nghiệp đang sở hữu hay không. 
• Đảm bảo bảo mật dữ liệu: hãy chắc chắn rằng phần mềm đảm bảo tiêu chí bảo mật, an toàn thông tin cho doanh nghiệp
• Đội ngũ hỗ trợ đáng tin cậy: bạn hãy lựa chọn một nhà cung cấp sẵn sàng hỗ trợ kỹ thuật và nâng cấp phần mềm miễn phí cho khách hàng.

Nền tảng đánh giá nhân sự toàn diện

Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự cho nhà quản lý lựa chọn, trong đó phải nhắc đến Testcenter – Nền tảng công nghệ đánh giá nhân sự hàng đầu Việt Nam.

Testcenter.vn cung cấp giải pháp tạo bài test và tổ chức kỳ thi đánh giá nhân sự dành riêng cho doanh nghiệp. Được ứng dụng mạnh mẽ các ứng dụng công nghệ, kết hợp cùng với chức năng All-in-one – quản lý tất cả trong một nền tảng sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình quản trị nhân sự.

Một số doanh nghiệp đã tin chọn và sử dụng Testcenter có thể kể đến như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)… Bên cạnh đó, Testcenter là nền tảng được phát triển bởi người Việt và cung cấp riêng cho thị trường Việt Nam. Doanh nghiệp Việt Nam sẽ nhận được sự hỗ trợ 24/7 đến từ đội ngũ nhân viên tư vấn tận tình.

Testcenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)…

Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.

TestCenter.vn – Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự cung cấp giải pháp test online dành cho doanh nghiệp Việt Nam. TestCenter.vn với ngân hàng 300+ đề thi tuyển dụng nhân sự mẫu hỗ trợ quy trình đánh giá năng lực nhân sự. Tự hào đồng hành cùng +500 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như Honda, Sailun, Petrolimex, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB),…

Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được 30% chi phí so với cách tuyển dụng truyền thống khi sử dụng Testcenter. Vui lòng ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận tư vấn 1-1 về các tính năng của Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter