5 hạn chế khi quản lý nhân sự bằng Excel

Quản lý nhân sự bằng Excel là một trong những công cụ được sử dụng khá phổ biến hiện nay. Tuy hữu ích là vậy nhưng cách quản lý nhân sự bằng Excel vẫn có những nhược điểm khó khắc phục so với việc dùng phần mềm quản trị nhân sự chuyên nghiệp.

Quản lý nhân sự bằng Excel bao gồm những gì?

File quản lý nhân sự chứa rất nhiều thông tin, giúp quản lý hồ sơ cá nhân của nhân sự về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, các thông tin liên quan tới lương thưởng và phụ cấp,… Những thông tin không thể thiếu trong file quản lý hồ sơ nhân sự bao gồm:

  • Mã nhân viên: mỗi nhân sự được gắn với một mã số cố định không trùng nhau. Khi nhân sự đó nghỉ việc, mã số này cần được giữ nguyên (không gán lại cho người khác).
  • Họ và tên, phòng ban, vị trí làm việc, loại hình nhân sự (quản lý, nhân viên,…) loại hình làm việc (Full-time, part-time, thời vụ,…)
  • Cơ sở làm việc: trụ sở chính, chi nhánh 1, chi nhánh 2,…
  • Các thông tin liên quan đến trình độ học vấn
  • Loại giấy tờ cần thiết: sơ yếu lý lịch, bản sao công chứng CMND hoặc CCCD,…
  • Thông tin liên quan tới lương thưởng và phụ cấp: số tài khoản ngân hàng, Mã số thuế TNCN, Số sổ BHXH…. 
  • Các thông tin liên quan tới kinh nghiệm làm việc: tên công ty, tên vị trí, khoảng thời gian công tác được sắp xếp theo thứ tự dòng thời gian. 

Quản lý nhân sự bằng Excel có ưu điểm gì?

Quản lý nhân sự bằng Excel sẽ mang đến những ưu điểm như: 

  • File Excel theo dõi nhân sự được bố trí rõ ràng, qua đó người quản lý nhân sự có thể nắm bắt được đầy đủ, chính xác về thông tin nhân sự, có thể đối chiếu, so sánh dễ dàng các hạng mục với nhau khi đánh giá.
  • Quản lý nhân sự bằng Excel có rất nhiều biểu mẫu khác nhau, có phép người quản lý nhân sự có thể dễ dàng lựa chọn những biểu mẫu phù hợp nhất với doanh nghiệp mình.
  • Giúp cho nhà quản lý tiết kiệm được công sức, thời gian, từ đó tiến hành làm bảng theo dõi thông tin nhân sự một cách đầy đủ, chính xác.

5 hạn chế khi quản lý nhân sự bằng Excel

Quản lý nhân sự bằng Excel bao gồm những gì
Quản lý nhân sự bằng Excel bao gồm những gì?

Bên cạnh những ưu điểm như kể trên, quản lý nhân sự bằng Excel còn tồn tại 5 hạn chế như sau: 

Khả năng quản lý thấp

Khi sử dụng Excel, bạn phải liên tục phải di chuyển giữa rất nhiều sheet khác nhau, việc này khiến cho việc quản lý đôi khi mất thời gian và không tối ưu.

Không đơn thuần làm mất thời gian và thêm gánh nặng cho bộ phận phụ trách mà nó còn gây cản trở đối với ra người quyết định khi không có cái nhìn tổng quan và cụ thể nhất.

Không đảm bảo tính bảo mật

5 hạn chế khi quản lý nhân sự bằng Excel
5 hạn chế khi quản lý nhân sự bằng Excel

Với file Excel không có chế độ bảo mật như các phần mềm khác, vì thế rất dễ bị mất dữ liệu. Trong trường hợp, người quản lý nếu mất tài khoản Drive sẽ thật không tốt chút nào khi thông tin bị rò rỉ ra ngoài. 

Trong trường hợp khi có rất nhiều nhiều người đang dùng chung một biểu mẫu trực tuyến. Nếu một ai đó bấm nhầm thao tác thì có thể làm hỏng toàn bộ dữ liệu trên file Excel, vì thế việc kiểm soát là rất khó khăn.

Không có khả năng tích hợp với công cụ quản lý nhân sự khác 

File quản lý nhân sự bằng Excel offline sẽ có rất nhiều bất tiện khi nó không thể tích hợp với các phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng.

Để quản lý nhân sự, nhà quản lý phải kết hợp Excel với nhiều công cụ khác và việc quản lý trở nên khá cồng kềnh. Điều này chỉ làm tiêu tốn thêm thời gian làm việc của người phụ trách mà còn làm giảm năng suất và chất lượng công việc.

Dễ gặp phải sai sót khi xuất dữ liệu

Tất cả các thao tác của nhân viên trên biểu mẫu Excel, từ việc nhập liệu tới tìm kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,… đều được thực hiện hoàn toàn thủ công. Điều này dẫn đến rủi ro về sai sót là cực kỳ lớn.

>> Tham khảo thêm: Tài liệu đánh giá năng lực nhân sự dành cho doanh nghiệp Việt Nam

Chưa kể việc nhiều người cùng truy cập và chỉnh sửa một file Excel trong cùng một khoảng thời gian sẽ khiến gây ra ảnh hưởng đến tính chính xác của dữ liệu và sự tập trung của người dùng.

Khó khăn khi doanh nghiệp mở rộng quy mô

Sức chứa của Excel là rất lớn, lên tới hàng nghìn dòng và vài trăm sheet. Nhưng khi doanh nghiệp ngày một phát triển và lượng dữ liệu tăng lên không ngừng thì chỉ dùng Excel thôi là không thể đáp ứng được. Điều này sẽ cực khó khăn cho người sử dụng và quản lý chúng.

Có công cụ quản lý nhân sự nào có thể thay thế Excel không?

Với một bộ phận làm công tác quản lý nhân sự thì tạo file quản lý nhân sự bằng Excel từ lâu đã trở thành một thói quen. Thế nhưng, cùng với sự tiến bộ của công nghệ thì Excel không còn là lựa chọn duy nhất. 

Ngày nay, công nghệ 4.0 đã phát triển hết sức mạnh mẽ, vậy chẳng có gì khó hiểu khi doanh nghiệp thay thế Excel bằng một công cụ hiện đại hơn để quản lý nhân sự. Testcenter – Công cụ đánh giá năng lực nhân sự toàn diện là một gợi ý hay dành cho bạn. 

Testcenter sẽ cung cấp cho bạn công cụ tạo bài test và tổ chức kỳ thi đánh giá online dành riêng cho thị trường Việt nam. Với sự tích hợp của những ứng dụng công nghệ hàng đầu, các tổ chức tiết kiệm lên tới 50% thời gian và 30% chi phí nguồn nhân lực so với phương pháp đánh giá nhân sự truyền thống và hạn chế tối đa tỷ lệ tuyển dụng sai ứng viên.

Chưa dừng lại ở đó, ứng dụng các bài test vào quy trình onboarding còn giúp nhà tuyển dụng tiến gần hơn với ứng viên phù hợp nhất. Ở các giai đoạn tiếp theo, nền tảng đánh giá nhân sự Testcenter sẽ góp phần để đưa bài test đầu vào trở thành xu hướng tuyển dụng mới. Nhiều doanh nghiệp như Honda, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB), Đại học FPT, Đại học Luật Hà Nội,… đã lựa chọn Testcenter và đánh giá rằng đây là công cụ đánh giá năng lực nhân sự không thể thiếu đối với mọi mô hình doanh nghiệp. 

Kết luận

Tóm lại, dù sử dụng công cụ quản lý nhân sự Excel hay một phần mềm quản lý hiện đại thì điều quan trọng là bạn cần nắm rõ đâu là những thông tin cần lưu ý và xử lý chúng như thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất. Hy vọng là những chia sẻ của Testcenter đã giúp bạn có thêm những gợi ý thật sự hữu ích.

Testcenter.vn – Nền tảng công nghệ cung cấp giải pháp test online dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam. Tự hào đồng hành cùng +100 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu như HONDA, Đại học FPT, TopCV, Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam (MSB)…

Nếu bạn quan tâm đến giải pháp giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, đào tạo và đánh giá năng lực nhân sự giúp tối ưu chi phí lên tới 30%. Vui lòng đăng ký ngay tại đây để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự TestCenter.

tool đánh giá năng lực nhân sự toàn diện