Để bắt đầu làm việc trong môi trường công sở, buộc chúng ta phải nắm vững những kiến thức cơ bản về Word và Excel, đặc biệt kỹ năng Excel văn phòng là không thể thiếu. Vậy Excel có tầm quan trọng như thế nào đối với doanh nghiệp, chúng ta có thể dùng Excel để giải quyết những công việc gì và đâu và đâu là địa chỉ cung cấp các bài test online kiến thức Excel cơ bản dành cho doanh nghiệp. Hãy cùng Testcenter tìm hiểu chi tiết ngay sau đây nhé!

ky-nang-excel-van-phong
Tại sao Excel quan trọng trong doanh nghiệp?

Microsoft Excel là gì?

Microsoft Excel là một chương trình bảng tính được sử dụng để ghi lại và phân tích dữ liệu số. Hãy nghĩ về một bảng tính như là một tập hợp của các cột và hàng để cùng nhau tạo thành một bảng dữ liệu lớn. Các chữ cái thường được gán cho các cột và số thường dùng để gán cho các hàng. Điểm mà một hàng và một cột gặp nhau sẽ được gọi là một ô. Địa chỉ của một ô dữ liệu được xác định bởi chữ cái đại diện cho cột và số đại diện cho một hàng.

Cấu trúc cơ bản của Excel gồm có:

  • Bảng tính – Sheet: sheet là bảng tính trong Excel. Mỗi bảng tính có tới hơn 4 triệu ô dữ liệu, người dùng có thể thoải mái sử dụng chúng để tính toán, lập biểu mẫu, phân tích dữ liệu…
  • Sổ tay – Workbook: một Workbook thường có từ 1 – 255 sheet riêng biệt. Workbook thường được sử dụng để tập hợp những loại bảng tính, đồ thị… có sự liên hệ với nhau.
  • Cột – Column: cột là tập hợp của các ô tính theo chiều dọc. Độ rộng mặc định của mỗi cột  là 9 ký tự (có thể thay đổi trị số này từ 0 – 255 ký tự ). Một bảng tính Excel có tới 256 cột, mỗi cột được gán một chữ cái khác nhau như: A, B, C, E, F, G, H, I…
  • Dòng – Row: dòng là tập hợp của các ô tính theo chiều ngang. Chiều cao mặc định của dòng là là 12.75 chấm điểm (có thể thay đổi trị số này từ 0 – 409). Một bảng tính Excel có ít nhất 16384 dòng, mỗi dòng được gán một chữ số như: 1, 2, 3, 4, 5, 6…).
  • Ô – Cell: ô là điểm giao  nhau của dòng và cột. Tọa độ của một ô được xác định bởi  ký hiệu số thứ tự của dòng và chữ cái ký hiệu của cột.
  • Vùng – Range: vùng thường  là tập hợp của nhiều ô lân cận nhau, nó thường được xác định bởi tọa độ ô đầu và tọa độ ô cuối. Vùng có thể là một ô, một nhóm ô hay là toàn bộ bảng tính. Với Excel, bạn có thể làm việc với nhiều vùng khác nhau cùng một lúc.
kien-thuc-excel-co-ban
Microsoft Excel là gì?

Ngày nay, Excel đã trở thành một trong những chương trình phần mềm được sử dụng nhiều nhất trong lĩnh vực kinh doanh. Microsoft Excel cùng với Microsoft Word và PowerPoint là ba phần mềm văn phòng cơ bản nhất, được bao gồm trong tất cả phiên bản Microsoft Office từ trước đến giờ.

Tại sao Excel quan trọng trong doanh nghiệp?

Microsoft Excel từ lâu đã trở thành một ứng dụng quan trọng, không thể thiếu được đối với nhân viên của nhiều ngành nghề bởi sự tiện dụng và hữu ích của nó. Các ngành nghề dưới đây chính là những đối tượng sử dụng Excel nhiều nhất:

  • Ngành kế toán: Tính toán, làm báo cáo hàng ngày, báo cáo tài chính…
  • Hành chính: Theo dõi tình hình chấm công của nhân viên, quản lý tài sản và các loại văn phòng phẩm…
  • Nhân sự: Lập danh sách nhân sự, tính lương – thưởng cho nhân viên công ty…
  • Ngành Giáo viên: Tính điểm cho học sinh, lập danh sách học sinh dự thi các kỳ thi…
  • Kỹ sư: Tính toán dữ liệu kỹ thuật liên quan đến việc thiết kế, thi công các công trình xây dựng, các dự án…

Các bộ phận này sử dụng Excel để giải quyết rất nhiều công việc với hiệu suất cao hơn, như:

nhung-kien-thuc-co-ban-ve-word-va-excel
Tại sao Excel quan trọng trong doanh nghiệp?

Lập kế hoạch công việc

Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm là một trong những công việc quan trọng nhất của các nhà quản lý. Các nhà quản lý phải thực hiện việc này hiệu quả để đáp ứng đúng thời hạn chuyển giao sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng. Nhà quản lý có thể tận dụng tính năng Lập kế hoạch có sẵn trong Excel. Những lịch trình này có thể được mã hóa bằng màu sắc và được cập nhật tự động nếu lịch trình công việc và hoạt động thay đổi.

Kế toán tài chính

Các tổ chức vừa và nhỏ sử dụng bảng tính Excel để ghi nhận sổ sách kế toán và lập kế hoạch tài chính. Họ có thể tạo ra một chương trình kế toán cơ bản hoặc sổ kế toán để theo dõi các giao dịch tài chính và so sánh thu nhập, chi tiêu của tổ chức. Đối với các doanh nghiệp lớn hay các tập đoàn đa quốc gia, mặc dù sẵn có các phần mềm quản trị doanh nghiệp như ERP nhưng Excel luôn là công cụ hỗ trợ nhân viên làm việc linh động và hiệu quả nhất với số liệu. Việc truy xuất dữ liệu (query), xử lý dữ liệu (data processing), trực quan hóa dữ liệu bằng Dashboard (data visualization) và phân tích dữ liệu (analyze) có thao tác đều rất dễ dàng cho người sử dụng so với các ngôn ngữ lập trình hay ứng dụng nâng cao khác.

Bảng tính thường được sử dụng để lưu trữ dữ liệu tài chính. Các công thức và hàm được sử dụng trên loại dữ liệu này bao gồm:

  • Thực hiện các phép tính cơ bản như tính tổng số liệu của các hàng và hoặc các cột.
  • Tìm các giá trị xác định lãi hoặc lỗ.
  • Tính toán kế hoạch trả nợ cho các khoản vay hoặc thế chấp.
  • Tìm giá trị trung bình, tối đa, tối thiểu và các giá trị thống kê khác trong một phạm vi dữ liệu được chỉ định.
  • Thực hiện các thao tác phân tích dữ liệu, tại đó các biến số được sửa đổi cùng một lúc để xem nó ảnh hưởng đến các dữ liệu khác như chi phí và lợi nhuận như thế nào.

Theo dõi và phân tích

Phần mềm bảng tính Excel cho phép người dùng phát triển việc bán hàng của họ. Như vậy, doanh nghiệp có thể xây dựng các kế hoạch hiệu quả để nâng cao doanh số bán hàng trên thị trường. Hơn nữa, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn rõ ràng về hoạt động kinh doanh đã đạt được trong khoảng thời gian nhất định cũng như giúp xác định xu hướng bán hàng đang diễn ra như thế nào.

Lưu trữ dữ liệu

bai-test-online
Excel hỗ trợ lưu trữ dữ liệu

Nhiều tổ chức kinh doanh nhỏ sử dụng bảng tính Excel để lưu trữ thông tin liên hệ của khách hàng của họ. Qua đó, các thông tin này sẽ thay đổi khi có cập nhật nhưng nó không hề ảnh hưởng hoặc làm thay đổi nội dung trong các ô khác của bảng tính.

Địa chỉ cung cấp bài test online kiến thức Excel cơ bản dành cho doanh nghiệp

Hiện nay có rất nhiều website cung cấp các khóa học excel từ cơ bản đến nâng cao dành cho tất cả mọi người. Bên cạnh đó, các trang web này cũng tích hợp kho bài test online kiến thức Excel rất phong phú và đa dạng mà bạn có thể dễ dàng làm kiểm tra.

Đối với doanh nghiệp, hầu hết các phần mềm nhân sự hay đánh giá ứng viên cũng sẽ có tích hợp kho đề thi về các kỹ năng để nhà quản lý, nhà doanh nghiệp áp dụng đánh giá ứng viên trong tuyển dụng cũng như đánh giá nhân viên trong các cuộc kiểm tra nhân viên định kỳ. Trong số các phần mềm đó, Testcenter – nền tảng đánh giá nhân sự hàng đầu Việt Nam được nhiều doanh nghiệp tin chọn và áp dụng vào doanh nghiệp của mình. Nền tảng này được tích hợp kho đề thi phong phú, không những cung cấp đề thi sẵn có mà còn cho phép bạn tùy chỉnh theo ý muốn, để phù hợp với doanh nghiệp mình.

Kết luận

Hy vọng bài viết trên đây đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan về vai trò rất quan trọng của Excel đối với công việc của mỗi cá nhân và doanh nghiệp, để từ đó doanh nghiệp có kế hoạch đào tạo giúp nhân viên có thể nâng cao kỹ năng và thành thạo Excel, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của công việc.